PERSONAL DATA PROCESSING NOTICE

Your personal data is important to us, and we want to ensure that you are aware of how we collect, use, process, and protect such information. In this Personal Data Processing Notice (the “Notice”), we describe how we collect, share, and process your personal data. We also inform you of your rights and the manner in which you may exercise such rights. Where appropriate, we may also provide you with additional privacy information relating to specific products, services, industries, or activities by way of separate notices.

This Notice also includes provisions on consumer information protection in cases where you are identified as a consumer in accordance with applicable laws.

In this Notice, the terms “personal data,” “basic personal data,” “sensitive personal data,” “personal data processing,” “personal data controller,” “personal data controller and processor,” “personal data processor,” and “data subject” shall have the meanings ascribed to them under the prevailing laws of Vietnam on personal data protection. Any examples provided herein are for illustrative purposes only and shall not be construed as limiting the scope of application to such examples or circumstances.

For the purposes of this Notice, “Company,” “we,” “us,” or “our” shall mean member(s) of the CapitaLand Group. Accordingly, we may act as the personal data controller or personal data controller and processor.

1.       Personal Data

From time to time, we may process one or more categories of your personal data for one or more purposes as set out in this Notice, including the following:

Notes:

Certain types of personal data may need to be assessed within the specific processing context to determine their legal nature. For example, data relating to weight, height, or blood type may be regarded as sensitive personal data where such data reflects or is used to assess an individual’s health status. Accordingly, in the event that the classification of personal data set out in this Notice is inconsistent with any list issued or updated by a competent authority, the official list promulgated by the competent authority shall prevail.

2.       Sources of Personal Data Collection

Depending on the specific circumstances, your relationship with us, as well as the manner in which you interact with or use our products, services, or communication channels, we may collect personal data from various sources.

2.1.    Personal data may be collected directly from you when you voluntarily provide such data to us in the course of registration, declaration, completion of forms, entering into or performance of contracts/agreements, submission of requests, feedback or complaints, participation in surveys, promotional programs, events, or when you contact, work with, or communicate with us through direct channels, telephone, email, websites, applications, online platforms, or other means of communication.

2.2.    We may also collect personal data arising from your use of our products or services or from your interactions with us, including information recorded through access, login, transactions, feature usage, interaction history, feedback, as well as technical information generated when you use our websites, applications, systems, or platforms that we provide or operate, in compliance with applicable laws.

2.3.    In addition to data provided directly by you or generated from your interactions with us, we may collect personal data from other sources to the extent permitted by law, including:

(a)          lawfully public sources, being information publicly disclosed or made available in accordance with applicable laws;

(b)          competent state authorities, organizations, or individuals legally authorized to provide information in accordance with law; and/or

(c)          other organizations or individuals to whom you have provided or shared information, or authorized the sharing of information, provided that such organizations or individuals have a lawful basis or lawful authority to provide such personal data to us for the purposes set out in this Notice.

3.       Purposes of Personal Data Processing

Depending on the specific circumstances, we may process your personal data for one or more of the following purposes and within the following scopes:

3.1.    To provide products and services to you in accordance with the contract, agreement, or general transaction terms and conditions between you and us (collectively, the “Agreement”), including but not limited to:

(a)          Communicating with and providing information to you regarding products and services you may be interested in;

(b)          Conducting customer identification procedures; assessing eligibility for the use of products and services; verifying identity; and verifying and cross-checking your information;

(c)          Establishing and performing rights and obligations under the Agreement with you;

(d)          Creating and managing your user account;

(e)          Performing payment-related obligations, accounting, reconciliation, collection of fees, interest calculation, debt recovery, account management, and other related services;

(f)            Transferring or assigning our products and services to lawful transferees, operators, or successors;

(g)           Assessing your satisfaction level and maintaining and improving the quality of products and services we provide to you;

(h)          Receiving, handling, and resolving your requests, instructions, transactions, inquiries, complaints, disputes, or support requests arising during your use of products and services..

3.2.    To comply with applicable laws and regulations, including but not limited to:

(a)          Performing legal obligations in accordance with applicable laws relating to real estate business, accommodation, anti-money laundering, consumer protection, electronic transactions, taxation, fees, accounting, reporting, statistics, and information disclosure;

(b)          Preventing and combating fraud, crimes, and other violations of law;

(c)          Protecting the life, health, honor, dignity, rights, and lawful interests of you or other individuals in emergency circumstances; protecting our legitimate rights or interests, the rights or interests of others, or the interests of the State, agencies, or organizations as necessary against infringing acts;

(d)          Performing audit, inspection, examination, compliance monitoring, risk management, and internal control obligations in accordance with law and/or upon lawful requests from competent state authorities;

(e)          Complying with requirements arising from corporate restructuring, division, separation, merger, or consolidation;

(f)            Resolving complaints, disputes, denunciations, or other legal requests in accordance with applicable laws.

3.3.    For business management and operation purposes:

Preparing reports to support business planning, decision-making, and corporate governance.

3.4.    For advertising and marketing purposes:

Sending you advertising and marketing information regarding products and services that may be of interest to you or based on your needs. Prior to processing personal data for this purpose, we will provide you with the information required by applicable laws (if any), including mechanisms enabling you to opt out of receiving advertising and marketing communications..

3.5.    For research and development of new products and services:

Conducting research, testing, and development of new products and services that are not yet included in the Agreement between you and us.

4.        Methods of Personal Data Processing

4.1.    We do not collect all personal data at the initial stage for all purposes. Instead, personal data is collected and processed on a phased basis, in accordance with specific purposes and on the principle of data minimization, i.e. only data that is necessary shall be collected and processed. This Section presents certain illustrative examples in the context of real estate transactions, for clarification purposes only and not on an exhaustive basis, to help you better understand how your personal data may be collected and processed:

(a)          When you express interest in real estate products, we may collect certain customer identification information such as your full name, telephone number, and email address for the purpose of communication and provision of information.

(b)          When you proceed with reservation or deposit for a product you are interested in, registration forms will be established, and you will be required to provide additional information, including citizen identity card/passport details, personal tax code, permanent address, current residence, nationality, and bank account information (account number, account holder’s name, bank name, and bank branch). Such forms may also include information relating to the source of funds, the purpose of purchasing products or services, and detailed information regarding the products or services you intend to transact with us.

(c)          Upon the establishment of the Agreement, in addition to official information regarding the transacted products, we will use the information you previously provided and collect additional information relating to co-owners (if any), copies of personal identification documents such as citizen identity card/passport, and other necessary information to complete the transaction.

(d)          In the course of performing the Agreement, where there arises a need to transfer or assign the products in accordance with the conditions set out in the Agreement, information relating to the transferee will be collected and processed in order to complete the transfer transaction and update the information of the new owner.

(e)          When digital signature solutions are used, your facial recognition data may be collected for transaction authentication purposes prior to the execution of digital signatures.

4.2.    In addition to being processed within Vietnam, your personal data may be transferred to and processed in locations outside the territory of Vietnam for the purposes specified in this Notice. Personal data may be processed manually or by information technology systems with varying levels of automation. We may process your personal data directly or through personal data processors. Where personal data is processed through personal data processors, we will enter into binding agreements with such processors and select parties that implement appropriate personal data protection measures in accordance with applicable laws.

5.       Website, Applications and Cookies

5.1.    We manage and operate websites and applications for the purposes set out in this Notice. Your registration and/or use of such websites and applications must comply with the applicable terms and conditions of use. We implement mechanisms enabling you to access, use, and benefit from the utilities and features provided, while at the same time adopting measures to manage the use of such websites and applications in a safe, continuous, and effective manner, and to prevent incidents, fraud, and violations.

5.2.    Our websites and applications may use cookies, pixel tags, electronic beacons, plug-ins, or other technologies to facilitate your internet sessions and use of our websites and applications; to remember your use of our applications; to collect information about your device, browser, preferences, and online browsing habits; and to provide products and services based on your preferred settings.

5.3.    We may process your personal data through cookies and related technologies in accordance with this Notice. We may also conduct marketing and advertising activities targeting users whom we know have previously accessed such websites or applications. To the extent that other parties place content on our websites or applications, such parties may collect your personal data if you choose to interact with their content or use their services. You may use your browser settings to delete or block cookies on your device; however, doing so may prevent you from fully utilizing all features of the relevant websites or applications.

5.4.    The websites and applications of certain of our affiliated companies may have separate branding and their own privacy and/or personal data processing notices, which provide information on the specific products and services offered by such affiliates. You should review the privacy and/or personal data processing notices of such affiliated companies as instructed therein to understand how they use your personal data. Except as otherwise required by law, this Notice does not apply to third-party websites or applications on which our online advertisements may be displayed, or to third-party websites or applications that we do not operate or control. Such websites and applications have their own privacy and/or personal data processing policies, which you should review to understand how they collect and process your personal data.

6.       Rights and Obligations of the Data Subject

6.1.    Your ringhts

(a)          You are entitled to have your rights as a data subject ensured in accordance with applicable laws, including but not limited to the right to be informed of personal data processing activities; to give or withhold consent, or to request withdrawal of consent for the processing of personal data; to access, review, rectify, or request rectification of personal data; to request provision, deletion, or restriction of processing of personal data; to request objection to the processing of personal data; to lodge complaints, denunciations, initiate legal proceedings, or claim damages in accordance with law; to request competent authorities, or organizations, entities, or individuals involved in personal data processing, to apply measures and solutions to protect your personal data in accordance with law; and other rights as provided by law.

(b)          In addition to consent, we may process your personal data based on other lawful grounds, including but not limited to:

·       Mutual Agreement – where processing is necessary for the performance of an agreement to which you are a party;

·       Legal obligation – where processing is required for compliance with applicable laws and regulations;

·       Protection of life and health – where personal data processing is necessary to protect the life and health of an individual, particularly in emergency situations;

·       Prevention of legal violations – where processing is carried out for the prevention of, or handling of, violations of law which we are obligated to address;

·       Legitimate interests – where the processing of personal data is necessary to protect our legitimate interests against infringing acts;

·       Other permitted exceptions – where specialized laws expressly allow us to process your personal data.

In each specific case, we will apply the most appropriate lawful basis for processing personal data. Consent shall only be relied upon where required by law or where no other appropriate lawful basis is available. Accordingly, the fact that you have given consent does not preclude us from processing personal data on the basis of other lawful grounds as permitted by law.

6.2.    Exercising Your Rights:       

To exercise your rights, you may submit a request via the official communication channels as specified in this Notice. We may provide you with request forms and detailed instructions upon contact in order to ensure consistent handling of requests and effective support in the exercise of your rights. In principle, the procedures for handling requests are as follows:

(a)          Acknowledgement: Within two (02) business days from receipt of a valid request, we will acknowledge receipt and provide you with information regarding the procedures for exercising your rights.

(b)          Handling of requests: We will process your valid requests within the applicable statutory time limits, depending on the category of rights you choose to exercise, which may range from ten (10) to twenty (20) days. Where the request involves third parties or personal data processors, we will require such parties to cooperate in fulfilling your request. In such cases, the processing time shall be calculated based on the time required by the relevant processor/third party and may extend up to thirty (30) days, but shall not exceed the statutory time limits prescribed by law.

(c)          Extension: In the case of complex requests, we may extend the time limit for exercising your rights and notify you in writing of the reasons for the extension and the expected extended time period, which may range from ten (10) to twenty (20) days beyond the initial processing time, depending on the relevant right. The extension notice shall be provided in writing prior to the expiry of the original processing deadline.

(d)          Handling results: We will notify you, via the agreed communication channel, of the outcome of your request and any applicable limitations or exemptions (if any). You have the right to lodge complaints or objections against our decision and to further exercise your rights in accordance with applicable laws if you consider that your rights have not been adequately protected. 

Please note that:

·       We may request additional information (if necessary) to (i) verify your identity or that of an authorized representative, and/or (ii) clarify the scope of the rights or other aspects of your request where the information provided is incomplete. We may also inform you of the potential consequences of exercising certain rights (such as requests for data deletion or withdrawal of consent) and allow you to make a final decision before we proceed with your request.

Unless otherwise required by law, the time periods spent on such verification or clarification shall not be counted toward the processing time for exercising your rights.

·       There may be risks and adverse impacts arising from the refusal to provide personal data or from exercising certain rights, such as withdrawal of consent or deletion of personal data (for example, inability to provide requested products or services, inability to register an account, or inability to participate in our programs or events, etc.). To the extent permitted by law, we may consider and decide to terminate any agreement with you (if any) and reserve our legitimate rights and remedies.

·       In most cases, we will handle your requests free of charge. However, in certain circumstances, reasonable costs may be incurred in processing your request (for example, requests for provision of a large volume of personal data in hard copy or delivery via international postal services). In such cases, we will notify you in advance of the expected costs (if any), and processing will commence after such costs have been paid.

·       We may refuse to fulfill your request where it is manifestly unfounded, repetitive, or clearly intended to obstruct or impair our legitimate rights or interests.

·       We may also refuse your request where permitted by applicable law, including cases where you request deletion of personal data while the lawful basis for processing in such circumstances is the performance of a valid agreement between you and us. In such cases, we reserve the right to refuse the request and will provide you with clear notice thereof.

·       Exercising your rights shall not affect the lawfulness of personal data processing activities carried out prior thereto, where such processing was based on an appropriate lawful basis.

·       “Business days” under this Notice mean Monday through Friday, excluding Saturdays, Sundays, and public holidays as prescribed by Vietnamese law. Our working hours are from 8:30 a.m. to 6:00 p.m. on business days. Accordingly, any request submitted after working hours shall be deemed received on the next business day.

6.3.    Your Obligations

(a)          To be fully responsible for the accuracy, completeness, and truthfulness of the personal data you provide;

(b)          To take appropriate measures to protect your own personal data;

(c)          To respect and protect the personal data of other individuals, and not to abuse your rights in a manner that obstructs or adversely affects the lawful rights and interests of us or of other organizations or individuals;

(d)          To ensure that we are lawfully entitled to process the personal data of other data subjects that you provide to us, in accordance with this Notice;

(e)          To provide full and accurate personal data in accordance with applicable laws, agreements, or your consent to personal data processing; and to promptly update or correct such data in the event of any change or error.

(f)            To comply with applicable laws on personal data protection and to participate in the prevention of acts infringing upon personal data;

(g)           To comply with other obligations as required by applicable laws.

7.       Other Organizations and Individuals Related to the Purposes of Personal Data Processing

The Company may store, share, disclose, provide, and/or transfer personal data to competent authorities, business partners, contractors, product/service suppliers, agents, and/or the Company’s affiliated or related companies, and/or other third parties, whether located within or outside the territory of Vietnam, for one or more of the purposes set out in this Notice. Such disclosure and/or transfer shall be conducted in accordance with this Notice, the agreements entered into with you, the laws of Vietnam, and/or international treaties to which Vietnam is a contracting party. The Company shall make reasonable efforts to implement appropriate and adequate protection measures in compliance with applicable laws.

8.       Potential Consequences and Unintended Damages Relating to Personal Data Processing

The Company makes every reasonable effort to safeguard the security of personal data and continually improves its protection measures to minimize potential consequences and unintended damages related to personal data processing. In addition, personal data is protected in accordance with the CapitaLand Group’s Personal Data Protection Policy.^[1]

However, the Company cannot guarantee that the personal data protection measures in place will fully prevent all unforeseen incidents such as unauthorized access or data theft by hackers, system or technical failures of telecommunications or network service providers, force majeure events, or other acts of non-compliance that may affect data security. Potential risks may include the disclosure, theft, and/or use of personal data for purposes beyond the control of the Company and the data subject, resulting in material and non-material damages to the parties concerned. In such cases, the Company shall take necessary, reasonable, timely actions in compliance with applicable laws to prevent and mitigate such incidents, and shall notify the data subject, relevant parties, and/or competent state authorities as required by law.

9.       Commencement and Duration of Personal Data Processing

We commence personal data processing when your consent is obtained, where consent is the applicable legal basis, or from the time personal data is collected, where processing is based on other lawful grounds. Your personal data shall be stored for the period necessary to fulfill the purposes for which such data is collected, as specified in this Notice, the agreement between you and us, or as required by applicable laws. During the storage period, where disputes, complaints, requests from competent authorities, or legal compliance requirements arise, personal data shall be retained until such matters are fully resolved. Where there is no longer any lawful basis to retain your personal data, or where required by applicable laws or instructions from competent authorities, we shall securely delete or destroy your personal data.

10.    Contact

For any requests relating to personal data processing, you may contact the Company’s Personal Data Protection Unit using the following details:

·    Email: vndpd@capitaland.com

·    Telephone: +84-24 3939 3232 (Northern Vietnam) or +84-28 3519 4504 (Southern Vietnam)

^[1] In case of any inconsistency or conflict among the CapitaLand Group’s Personal Data Protection Policy, this Notice, and the laws of Vietnam, the priority of application shall be as follows: first, the laws of Vietnam; second, this Notice; and third, the CapitaLand Group’s Personal Data Protection Policy.

THÔNG BÁO VỀ XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Dữ liệu cá nhân của bạn là thông tin quan trọng đối với chúng tôi, và chúng tôi muốn chắc chắn rằng bạn biết cách chúng tôi xử lý và bảo vệ các thông tin này như thế nào. Trong thông báo về xử lý dữ liệu cá nhân này (“Thông Báo”), chúng tôi sẽ trình bày cách thức chúng tôi thu thập, chia sẻ và xử lý dữ liệu cá nhân của bạn. Chúng tôi cũng sẽ cho bạn biết về quyền của mình và cách thức thực hiện các quyền này. Chúng tôi cũng có thể cung cấp thêm cho bạn trong một thông báo riêng rẽ, khi phù hợp, thông tin bổ sung về quyền riêng tư đối với các sản phẩm, dịch vụ, ngành nghề và hoạt động cụ thể.

Thông Báo này cũng bao gồm các nội dung về quy tắc bảo vệ thông tin người tiêu dùng trong trường hợp bạn được xác định là người tiêu dùng theo quy định của pháp luật áp dụng.

Trong Thông Báo, các cụm từ “dữ liệu cá nhân”, “dữ liệu cá nhân cơ bản”, “dữ liệu cá nhân nhạy cảm”, “xử lý dữ liệu cá nhân”, “bên kiểm soát dữ liệu cá nhân”, “bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân”, “bên xử lý dữ liệu cá nhân”, “chủ thể dữ liệu cá nhân” sẽ có ý nghĩa như được quy định trong Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành của Việt Nam. Ví dụ được nêu trong Thông Báo mang tính chất minh họa và không được hiểu là chỉ giới hạn trong các trường hợp, bối cảnh được nêu.

Trong Thông Báo này, “Công Ty”, “chúng tôi” hoặc “của chúng tôi” được hiểu là các thành viên của Tập đoàn CapitaLand. Theo đó, chúng tôi có thể đóng vai trò là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

1.       Dữ Liệu Cá Nhân

Chúng tôi có thể xử lý một hoặc nhiều dữ liệu cá nhân của bạn, tùy từng thời điểm, nhằm phục vụ một hoặc nhiều mục đích được nêu tại Thông Báo này:

Lưu ý:

Một số loại dữ liệu cá nhân cần được xem xét trong bối cảnh xử lý cụ thể để xác định bản chất pháp lý của chúng. Ví dụ, dữ liệu về cân nặng, chiều cao hoặc nhóm máu có thể được coi là dữ liệu cá nhân nhạy cảm khi các dữ liệu này phản ánh hoặc được sử dụng để đánh giá tình trạng sức khỏe của cá nhân. Do đó, trường hợp nội dung phân loại dữ liệu tại Thông Báo này chưa thống nhất với danh mục do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc cập nhật, thì sẽ ưu tiên áp dụng danh mục chính thức của cơ quan có thẩm quyền.

2.       Nguồn Thu Thập Dữ Liệu Cá Nhân

Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, mối quan hệ của bạn với chúng tôi, cũng như cách thức bạn tương tác, sử dụng sản phẩm, dịch vụ hoặc kênh liên lạc của chúng tôi, chúng tôi có thể thu thập dữ liệu cá nhân từ nhiều nguồn khác nhau.

2.1.    Dữ liệu cá nhân có thể được thu thập trực tiếp từ bạn khi bạn chủ động cung cấp cho chúng tôi trong quá trình đăng ký, kê khai, điền biểu mẫu, giao kết hoặc thực hiện hợp đồng/thỏa thuận, gửi yêu cầu, phản hồi, khiếu nại, tham gia khảo sát, chương trình khuyến mại, sự kiện, hoặc khi bạn liên hệ, làm việc, trao đổi với chúng tôi thông qua các kênh trực tiếp, qua điện thoại, email, website, ứng dụng, nền tảng trực tuyến hoặc các phương thức liên lạc khác.

2.2.    Ngoài ra, chúng tôi cũng có thể thu thập dữ liệu cá nhân phát sinh từ chính quá trình bạn sử dụng sản phẩm, dịch vụ hoặc tương tác với chúng tôi, bao gồm thông tin được ghi nhận thông qua hoạt động truy cập, đăng nhập, giao dịch, sử dụng tính năng, lịch sử tương tác, phản hồi, cũng như thông tin kỹ thuật được tạo ra khi bạn sử dụng website, ứng dụng hoặc các hệ thống, nền tảng do chúng tôi cung cấp hoặc vận hành, phù hợp với quy định của pháp luật.

2.3.    Bên cạnh nguồn dữ liệu do bạn trực tiếp cung cấp hoặc phát sinh từ quá trình tương tác, chúng tôi cũng có thể thu thập dữ liệu cá nhân từ các nguồn khác trong phạm vi pháp luật cho phép, bao gồm:

(a)          nguồn thông tin công khai hợp pháp, được công bố hoặc cung cấp công khai theo quy định của pháp luật;

(b)          cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin theo quy định pháp luật; và/hoặc

(c)          các tổ chức, cá nhân khác mà bạn đã cung cấp, chia sẻ thông tin hoặc cho phép chia sẻ thông tin, với điều kiện các tổ chức, cá nhân đó có căn cứ hợp pháp hoặc có quyền hợp pháp để cung cấp dữ liệu cá nhân đó cho chúng tôi nhằm phục vụ các mục đích được nêu tại Thông Báo này.

3.       Mục Đích Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

Tùy thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể mà chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho một hoặc nhiều mục đích và phạm vi sau đây:

3.1.    Để cung cấp sản phẩm, dịch vụ tới bạn theo hợp đồng, thỏa thuận, điều kiện giao dịch chung giữa chúng tôi và bạn (gọi chung là “thỏa thuận”), có thể kể đến như:

(a)          Liên lạc và trao đổi thông tin với bạn về các sản phẩm, dịch vụ mà bạn quan tâm;

(b)          Thực hiện các thủ tục nhận biết khách hàng, đánh giá điều kiện sử dụng sản phẩm, dịch vụ, xác thực danh tính, xác minh và đối chiếu thông tin của bạn;

(c)          Thiết lập và thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo thỏa thuận với bạn;

(d)          Tạo và quản lý tài khoản người dùng của bạn;

(e)          Thực hiện các nghĩa vụ thanh toán, hạch toán, đối soát, thu phí, tính lãi, thu hồi nợ, quản lý tài khoản và các dịch vụ liên quan khác;

(f)            Thực hiện chuyển nhượng/chuyển giao sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi cho các bên nhận chuyển nhượng, vận hành và kế thừa hợp pháp;

(g)           Đánh giá mức độ hài lòng của bạn, duy trì và cải thiện chất lượng của dịch vụ, sản phẩm mà chúng tôi đang cung cấp đến bạn;

(h)          Tiếp nhận, xử lý và thực hiện các yêu cầu, chỉ thị, giao dịch, truy vấn, khiếu nại, tranh chấp hoặc đề nghị hỗ trợ của bạn phát sinh trong quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ.

3.2.    Để tuân thủ các quy định của pháp luật áp dụng, có thể kể đến như:

(a)          Thực hiện các nghĩa vụ pháp lý theo quy định của pháp luật áp dụng như kinh doanh bất động sản, lưu trú, phòng chống rửa tiền, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, giao dịch điện tử, thuế, phí, kế toán, báo cáo, thống kê, công khai thông tin theo quy định;

(b)          Phòng chống các hành vi gian lận, phạm tội, vi phạm pháp luật;

(c)          Bảo vệ tính mạng, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, quyền, lợi ích hợp pháp của bạn hoặc người khác trong trường hợp cấp bách; bảo vệ quyền hoặc lợi ích chính đáng của chúng tôi, của người khác hoặc lợi ích của Nhà nước, của cơ quan, tổ chức một cách cần thiết trước hành vi xâm phạm;

(d)          Thực hiện nghĩa vụ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, giám sát tuân thủ, quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ theo quy định pháp luật và/hoặc theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

(e)          Tuân thủ các yêu cầu khi tái cấu trúc lại doanh nghiệp, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất;

(f)            Giải quyết khiếu nại, tranh chấp, tố cáo hoặc các yêu cầu pháp lý khác theo quy định của pháp luật.

3.3.    Để quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh:

Lập báo cáo nhằm hỗ trợ đưa ra phương án, quyết định kinh doanh, quản trị doanh nghiệp của chúng tôi.

3.4.    Để quảng cáo, tiếp thị để giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ:

Gửi cho bạn các thông tin quảng cáo, tiếp thị về sản phẩm và dịch vụ mà có thể bạn quan tâm hoặc dựa trên nhu cầu của bạn. Trước khi xử lý dữ liệu cá nhân cho mục đích này, chúng tôi sẽ cung cấp tới bạn thông tin cần thiết theo quy định của pháp luật áp dụng (nếu có), cơ chế để bạn từ chối nhận các thông tin quảng cáo, tiếp thị.

3.5.    Để nghiên cứu và phát triển sản phẩm, dịch vụ mới:

Tiến hành nghiên cứu, thử nghiệm, phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới chưa nằm trong thỏa thuận giữa bạn và chúng tôi.

4.       Cách Thức Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

4.1.    Chúng tôi không thu thập mọi dữ liệu cá nhân tại ngay từ ban đầu cho mọi mục đích. Thay vào đó, dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý theo từng giai đoạn, phù hợp với mục đích cụ thể và trên cơ sở chỉ thu thập dữ liệu cần thiết. Mục này trình bày một số trường hợp minh họa liên quan đến giao dịch bất động sản, nhưng không phải là toàn bộ, để bạn hiểu rõ hơn cách thức mà theo đó dữ liệu của bạn được thu thập và xử lý:

(a)          Khi bạn quan tâm đến các sản phẩm bất động sản, chúng tôi có thể tiến hành thu thập một số thông tin định danh khách hàng như họ và tên, số điện thoại, email để phục vụ việc liên lạc, cung cấp thông tin.

(b)          Khi tiến hành ký quỹ, “tạm khóa” hay đặt cọc cho sản phẩm mà bạn quan tâm, các biểu mẫu đăng ký được thiết lập và bạn cần bổ sung liên quan đến CCCD/hộ chiếu, mã số thuế cá nhân, địa chỉ thường trú, nơi cư trú hiện tại, quốc tịch, thông tin về tài khoản ngân hàng (số tài khoản, chủ tài khoản, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng). Biểu mẫu cũng sẽ chứa các thông tin về nguồn tiền thanh toán, mục đích mua sản phẩm, dịch vụ và thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ mà bạn dự kiến giao dịch với chúng tôi.

(c)          Khi thiết lập thỏa thuận, bên cạnh các thông tin chính thức về sản phẩm được giao dịch, chúng tôi sẽ sử dụng các thông tin mà bạn đã cung cấp ở giai đoạn trước và thu thập thêm thông tin về người đồng sở hữu (nếu có), bản sao giấy tờ tùy thân như CCCD/hộ chiếu và thông tin cần thiết khác để hoàn tất giao dịch.

(d)          Trong quá trình thực hiện thỏa thuận, nếu phát sinh nhu cầu chuyển nhượng sản phẩm phù hợp theo các điều kiện tại thỏa thuận. Khi đó, các thông tin về bên nhận chuyển nhượng cần được thu thập và xử lý để hoàn tất giao dịch chuyển nhượng, cập nhật thông tin chủ sở hữu mới.

(e)          Khi sử dụng các phần mềm ký số, dữ liệu nhận dạng khuôn mặt của bạn được thu thập để xác thực giao dịch trước khi tiến hành ký số.

4.2.    Bên cạnh việc được xử lý tại Việt Nam, dữ liệu cá nhân của bạn có thể được chuyển đến địa điểm khác ngoài lãnh thổ Việt Nam và được xử lý để phục vụ mục đích đã nêu tại Thông Báo này. Dữ liệu cá nhân có thể được xử lý thủ công hoặc bằng hệ thống công nghệ thông tin với các mức độ tự động khác nhau. Chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn trực tiếp hoặc thông qua bên xử lý dữ liệu cá nhân. Khi xử lý dữ liệu cá nhân thông qua bên xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thiết lập thỏa thuận ràng buộc và lựa chọn bên có các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân thích hợp.

5.       Website, Ứng Dụng và Cookies

5.1.    Chúng tôi quản lý và vận hành website và ứng dụng để thực hiện các mục đích được nêu tại Thông Báo. Việc bạn đăng ký và/hoặc sử dụng cần đảm bảo thực hiện phù hợp theo các điều khoản và điều kiện sử dụng đi kèm. Chúng tôi thiết lập các cơ chế để bạn có thể sử dụng, khai thác tiện ích và tính năng đi kèm nhưng đồng thời cũng thiết lập biện pháp để quản lý việc sử dụng website, ứng dụng một cách an toàn, liền mạch, hiệu quả, phòng ngừa sự cố, gian lận, vi phạm.

5.2.    Các website và ứng dụng của chúng tôi có thể sử dụng cookies, thẻ pixel, tin điện tử beacons, plug-in hoặc các công nghệ khác, để tạo điều kiện thuận lợi cho các phiên truy cập internet của bạn và sử dụng các website, ứng dụng của chúng tôi, ghi nhớ việc bạn sử dụng ứng dụng của chúng tôi, thông tin về thiết bị, trình duyệt, sở thích và thói quen duyệt tin điện tử của bạn, cung cấp cho bạn các sản phẩm, dịch vụ theo cài đặt ưa thích của bạn.

5.3.    Chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn thông qua công nghệ cookies và các công nghệ liên quan theo các quy định của Thông Báo này. Chúng tôi cũng có thể tiếp thị, quảng cáo cho bạn mà chúng tôi biết trước đây bạn đã truy cập các website, ứng dụng này. Trong phạm vi các bên khác đã gán nội dung lên trên các website, ứng dụng của chúng tôi, các bên đó có thể thu thập dữ liệu cá nhân của bạn nếu bạn chọn tương tác với nội dung của bên đó hoặc sử dụng các dịch vụ của bên đó. Bạn có thể sử dụng cài đặt trình duyệt của mình để xóa hoặc chặn cookies trên thiết bị của mình. Tuy nhiên, khi làm như vậy, bạn có thể không tận dụng hết tất cả các tính năng của website, ứng dụng này.

5.4.    Website, ứng dụng của một số công ty liên kết của chúng tôi có bộ nhận diện thương hiệu riêng cũng như có quy định riêng về quyền riêng tư/xử lý dữ liệu cá nhân nhằm cung cấp thông tin liên quan về các sản phẩm và dịch vụ cụ thể mà công ty liên kết đó cung cấp. Bạn cần xem quy định về quyền riêng tư/xử lý dữ liệu cá nhân theo chỉ dẫn của các công ty liên kết đó để biết về cách thức họ sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn. Trừ trường hợp pháp luật quy định khác, Thông Báo này cũng không áp dụng cho các website, ứng dụng của bên thứ ba nơi quảng cáo trực tuyến của chúng tôi có thể được trình chiếu hoặc các website, ứng dụng của bên thứ ba mà chúng tôi không vận hành hoặc kiểm soát. Các website, ứng dụng này có quy định về quyền riêng tư/xử lý dữ liệu cá nhân của riêng họ, và bạn cần phải xem các quy định đó để hiểu cách thức họ thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của bạn.

6.       Quyền và Nghĩa Vụ của Chủ Thể Dữ Liệu

6.1.    Quyền của bạn

(a)          Quyền của bạn: Được đảm bảo thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật hiện hành, bao gồm nhưng không giới hạn quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân; Đồng ý hoặc không đồng ý, yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân; Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân; Yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân; Gửi yêu cầu phản đối xử lý dữ liệu cá nhân; Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật; Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân thực hiện các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình theo quy định của pháp luật và các quyền khác mà pháp luật trao cho bạn.

(b)          Cơ sở xử lý dữ liệu cá nhân: Ngoài sự đồng ý, chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn dựa trên các cơ sở hợp pháp khác, có thể kể đến như:

·       Thỏa thuận – khi chúng tôi thực hiện thỏa thuận mà bạn là một bên tham gia;

·       Nghĩa vụ pháp lý – khi chúng tôi được yêu cầu phải tuân thủ các luật và quy định liên quan;

·       Bảo vệ tính mạng và sức khỏe – khi chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân để bảo vệ cuộc sống và sức khỏe của một cá nhân, đặc biệt là trong những tình huống khẩn cấp;

·       Phòng chống vi phạm pháp luật – khi chúng tôi tiến hành các hoạt động để phòng ngừa vi phạm, xử lý vi phạm pháp luật mà chúng tôi có nghĩa vụ;

·       Lợi ích chính đáng – khi việc xử lý dữ liệu cá nhân là cần thiết trước hành vi xâm phạm lợi ích của chúng tôi;

·       Ngoại lệ được phép khác – khi pháp luật chuyên ngành có các quy định cụ thể cho phép chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn.

Trong từng trường hợp, chúng tôi sẽ áp dụng cơ sở phù hợp nhất để xử lý dữ liệu cá nhân, sự đồng ý chỉ áp dụng khi pháp luật yêu cầu hoặc khi không có cơ sở phù hợp nào khác. Vì vậy, việc bạn đã từng đồng ý không làm thay đổi việc chúng tôi có thể xử lý dữ liệu theo các cơ sở hợp pháp khác.

6.2.    Thực hiện quyền của bạn:             

Để thực hiện quyền của mình, bạn có thể gửi yêu cầu qua các kênh liên lạc chính thức như được nêu tại Thông Báo này. Chúng tôi có thể cung cấp biểu mẫu thực hiện quyền và các hướng dẫn chi tiết khi bạn liên hệ nhằm quản lý thống nhất yêu cầu và hỗ trợ bạn thực hiện quyền hiệu quả. Về cơ bản, thủ tục giải quyết yêu cầu được thực hiện như sau:

(a)          Phản hồi: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu hợp lệ, chúng tôi sẽ phản hồi và cung cấp thông tin về thủ tục thực hiện quyền tới bạn.

(b)          Xử lý yêu cầu: Chúng tôi sẽ tiến hành thực hiện các yêu cầu hợp lệ tương ứng của bạn trong thời gian quy định tùy theo từng nhóm quyền mà bạn lựa chọn có thể kéo dài từ 10 đến 20 ngày. Trường hợp có liên quan đến bên thứ ba hoặc bên xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ yêu cầu các bên này tham gia phối hợp thực hiện yêu cầu của bạn, trong trường hợp như vậy, thời hạn sẽ được tính toán theo thời gian mà bên xử lý/bên thứ ba cần có để thực hiện yêu cầu của bạn và có thể lên đến 30 ngày nhưng sẽ không vượt quá thời hạn luật định.

(c)          Gia hạn: Trường hợp yêu cầu phức tạp, chúng tôi sẽ tiến hành gia hạn thời gian thực hiện quyền và thông báo đến bạn lý do và thời gian gia hạn dự kiến từ 10 đến 20 ngày so với thời hạn xử lý yêu cầu ban đầu tùy vào quyền tương ứng. Thông báo gia hạn sẽ được thực hiện bằng văn bản trước khi kết thúc thời hạn xử lý yêu cầu ban đầu.

(d)          Thông báo kết quả: Chúng tôi sẽ thông báo đến bạn theo kênh liên lạc được thống nhất về kết quả thực hiện yêu cầu về quyền của bạn và các hạn chế/miễn trừ (nếu có). Bạn có quyền được khiếu nại, phản đối kết quả của chúng tôi và thực hiện các quyền của mình theo quy định pháp luật áp dụng nếu cho rằng quyền lợi chưa được bảo đảm. 

Xin lưu ý rằng:

·       Chúng tôi có thể yêu cầu cung cấp thêm thông tin (nếu cần) để (i) xác minh danh tính của bạn hoặc người đại diện được ủy quyền, (ii) làm rõ phạm vi quyền hoặc các khía cạnh khác trong yêu cầu của bạn nếu như thông tin cung cấp chưa đầy đủ. Chúng tôi cũng có thể cung cấp cho bạn các thông tin về hệ quả của việc thực hiện quyền trong một số trường hợp như yêu cầu xóa dữ liệu hay rút lại sự đồng ý và tạo điều kiện để bạn đưa ra quyết định cuối cùng trước khi chúng tôi thực hiện theo yêu cầu ban đầu của bạn.

Trừ trường hợp pháp luật quy định khác, các khoảng thời gian nêu trên sẽ không tính vào tiến độ thực hiện quyền.

·       Tồn tại các rủi ro và tác động tiêu cực có thể phát sinh từ hành động không cung cấp dữ liệu cá nhân hoặc thực hiện các quyền của bạn, chẳng hạn như rút lại sự đồng ý, yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân (ví dụ: việc không cho phép xử lý dữ liệu cá nhân dẫn đến việc không cung cấp các dịch vụ, sản phẩm mà bạn yêu cầu, không thể đăng ký tài khoản cho bạn hay để tham gia các chương trình, sự kiện của chúng tôi, v.v). Trong phạm vi được phép, chúng tôi có thể xem xét và quyết định chấm dứt thỏa thuận với bạn (nếu có) và bảo lưu các quyền và biện pháp khắc phục hợp pháp của mình.

·       Trong đa số các trường hợp, chúng tôi sẽ thực hiện yêu cầu của bạn mà không tính phí. Tuy nhiên, trong một số tình huống, có thể phát sinh chi phí hợp lý để xử lý yêu cầu của bạn (ví dụ: bạn yêu cầu cung cấp một số lượng lớn dữ liệu cá nhân được cung cấp bằng bản giấy, vận chuyển bằng dịch vụ bưu chính quốc tế, v.v.). Khi đó, chúng tôi sẽ thông báo trước về chi phí dự kiến phát sinh (nếu có) và yêu cầu sẽ được tiến hành sau khi bạn thanh toán các khoản chi phí này.

·       Chúng tôi có thể từ chối yêu cầu của bạn nếu như những yêu cầu đó là không có căn cứ hoặc mang tính lặp lại, hoặc có mục đích rõ ràng nhằm gây khó khăn, cản trở quyền, lợi ích hợp pháp của chúng tôi.

·       Chúng tôi cũng có thể từ chối yêu cầu của bạn nếu pháp luật áp dụng cho phép, có thể kể đến như việc bạn yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân khi cơ sở xử lý dữ liệu trong trường hợp đó là để thực hiện một thỏa thuận có hiệu lực giữa chúng tôi và bạn. Khi đó, chúng tôi có quyền từ chối thực hiện yêu cầu này và sẽ thông báo đến bạn một cách rõ ràng.

·       Việc thực hiện quyền của bạn không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của các hoạt động xử lý dữ liệu đã được thực hiện trước đó khi chúng được dựa trên cơ sở pháp lý phù hợp.

·       “Ngày làm việc” tại Thông Báo này là các ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu, không bao gồm thứ Bảy, Chủ nhật và ngày nghỉ lễ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Giờ làm việc là từ 8h30 - 18h00 của ngày làm việc, do đó, nếu một yêu cầu thực hiện quyền được gửi sau thời điểm này, nó sẽ được tiếp nhận vào ngày làm việc liền kề sau đó.

6.3.    Nghĩa vụ của bạn

(a)          Chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với tính chính xác, trung thực của dữ liệu cá nhân được bạn cung cấp;

(b)          Tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình;

(c)          Tôn trọng, bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác. Không lợi dụng các quyền của mình để gây cản trở, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của chúng tôi, tổ chức, cá nhân khác;

(d)          Đảm bảo quyền xử lý hợp pháp của chúng tôi đối với dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu khác mà bạn cung cấp như quy định tại Thông Báo này;

(e)          Cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cá nhân của mình theo quy định của pháp luật, theo thoả thuận hoặc khi đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình; kịp thời cập nhật, sửa đổi khi có thay đổi hoặc phát hiện sai sót.

(f)            Chấp hành pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và tham gia phòng, chống hoạt động xâm phạm dữ liệu cá nhân;

(g)           Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

7.       Các Tổ Chức, Cá Nhân Khác Có Liên Quan Tới Mục Đích Xử Lý Dữ Liệu

Công Ty có thể lưu trữ, chia sẻ, cung cấp và/hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân cho cơ quan có thẩm quyền, đối tác kinh doanh, các nhà thầu, nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ, đại lý và/hoặc các công ty liên kết hoặc công ty liên quan của Công Ty, và/hoặc các bên thứ ba khác có thể ở Việt Nam hoặc ngoài lãnh thổ Việt Nam, để phục vụ một hay nhiều mục đích được quy định tại Thông Báo. Việc tiết lộ và/hoặc chuyển giao này sẽ được thực hiện theo Thông Báo, các thỏa thuận với bạn, quy định của pháp luật Việt Nam, và/hoặc các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Công Ty sẽ nỗ lực thực hiện các biện pháp bảo vệ thích hợp, thỏa đáng và tuân thủ pháp luật hiện hành.

8.       Hậu Quả, Thiệt Hại Không Mong Muốn Liên Quan Đến Việc Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

Công Ty luôn nỗ lực hết mức để bảo vệ an toàn dữ liệu cá nhân và không ngừng cải thiện các biện pháp bảo vệ nhằm giảm thiểu tối đa các hậu quả, thiệt hại không mong muốn liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân. Bên cạnh đó, dữ liệu cá nhân cũng được bảo vệ theo Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Tập đoàn CapitaLand.^[1]

Tuy nhiên, Công Ty không thể đảm bảo rằng các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân đang áp dụng có thể ngăn chặn hoàn toàn được tất cả trường hợp không mong muốn phát sinh như tin tặc truy cập trái phép hoặc đánh cắp dữ liệu, lỗi hệ thống/kỹ thuật từ các nhà cung cấp dịch vụ mạng viễn thông, sự kiện bất khả kháng hoặc bất kỳ hành vi không tuân thủ nào khác ảnh hưởng đến sự an toàn của dữ liệu. Các rủi ro có thể xảy ra bao gồm dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu bị lộ, đánh cắp và/hoặc sử dụng vào những mục đích nằm ngoài tầm kiểm soát của Công Ty và chủ thể dữ liệu, gây ra những tổn thất về cả vật chất và tinh thần cho các bên. Trong các trường hợp nêu trên, Công Ty sẽ thực hiện các hành động cần thiết, hợp lý, kịp thời và phù hợp quy định pháp luật để ngăn chặn; đồng thời thông báo tới chủ thể dữ liệu, các bên liên quan và/hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật áp dụng.

9.       Thời Gian Bắt Đầu, Kết Thúc Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

Chúng tôi bắt đầu quá trình xử lý dữ liệu cá nhân khi nhận được sự đồng ý từ bạn – khi cơ sở xử lý là sự đồng ý, hoặc từ thời điểm dữ liệu cá nhân được thu thập – khi dựa trên các cơ sở pháp lý khác. Chúng tôi lưu trữ dữ liệu cá nhân của bạn trong khoảng thời gian cần thiết để đáp ứng mục đích mà dữ liệu đó được thu thập như được đề cập tại Thông Báo, hợp đồng giữa chúng tôi và bạn, hoặc quy định của pháp luật. Trong thời gian lưu trữ, nếu phát sinh các tranh chấp, khiếu nại, yêu cầu của cơ quan chức năng hoặc để tuân thủ yêu cầu của pháp luật, dữ liệu sẽ được lưu trữ cho đến khi xử lý xong hoàn toàn các yêu cầu đó. Khi không có cơ sở hợp pháp nào khác để lưu trữ dữ liệu cá nhân của bạn hoặc theo quy định pháp luật áp dụng hoặc yêu cầu từ cơ quan chức năng, chúng tôi sẽ xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân của bạn một cách an toàn.

10.    Liên Hệ

Mọi yêu cầu liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân, bạn có thể liên hệ tới Bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân của Công Ty theo thông tin dưới đây:

·    Email: vndpd@capitaland.com

·    Điện thoại: +84-24 3939 3232 (miền Bắc) hoặc +84-28 3519 4504 (miền Nam)

^[1] Trường hợp có sự mâu thuẫn giữa Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Tập đoàn CapitaLand, Thông báo này và quy định pháp luật Việt Nam thì thứ tự ưu tiên áp dụng là: thứ nhất, quy định pháp luật Việt Nam; thứ hai, Thông báo này; và thứ ba, Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Tập đoàn CapitaLand.

PERSONAL DATA PROCESSING NOTICE FOR EMPLOYEES

Your personal data is important to us, and we wish to ensure that you understand how your personal data is processed and protected. In this Personal Data Processing Notice For Employees (the “Notice”), we explain how we collect, use, disclose, and otherwise process your personal data. We also inform you of your rights as a data subject and how such rights may be exercised. Where appropriate, we may provide you with additional privacy information in separate notices relating to specific products, services, sectors, or activities.

In this Notice, the terms “personal data,” “basic personal data,” “sensitive personal data,” “personal data processing,” “personal data controller,” “personal data controller and processor,” “personal data processor,” and “data subject” shall have the meanings ascribed to them under the prevailing laws of Vietnam on personal data protection. Any examples provided in this Notice are for illustrative purposes only and shall not be construed as limiting the scope of application to the situations or contexts described.

For the purposes of this Notice, “Company,” “we,” “us,” or “our” shall mean members of the CapitaLand Group. Accordingly, we may act as the personal data controller or personal data controller and processor.

1.       Personal Data

Depending on the relevant circumstances, we may process one or more of the following categories of your personal data for one or more of the purposes set out in this Notice:

Note:

Certain types of personal data must be assessed in their specific processing context to determine their legal nature. For example, data such as weight, height, or blood type may constitute sensitive personal data where such data reflects or is used to assess an individual’s health condition. Accordingly, where any classification in this Notice is inconsistent with official lists issued or updated by competent authorities, the official classification shall prevail.

2.       Sources of Personal Data

Depending on your relationship with us, we may collect personal data from the following sources:

2.1.     Directly from you, such as through job applications, CVs, degrees and certificates; identification documents provided to the Company (e.g. passport or national ID); forms completed by you during onboarding or employment (e.g. benefit claims, leave applications); correspondence with you; activities conducted via the Company’s software, applications, machinery, devices, and platforms; interviews, meetings, surveys, feedback, and performance evaluations.

2.2.     From Company operational systems (e.g. workplace CCTV), internal group sources, competent state authorities, and organizations or individuals lawfully permitted to share personal data.

2.3.     In addition to data provided directly by you or generated from your interactions with us, we may collect personal data from other sources to the extent permitted by law, including:

(a)          lawfully public sources, being information publicly disclosed or made available in accordance with applicable laws;

(b)          competent state authorities, organizations, or individuals legally authorized to provide information in accordance with law; and/or

(c)          other organizations or individuals to whom you have provided or shared information, or authorized the sharing of information, provided that such organizations or individuals have a lawful basis or lawful authority to provide such personal data to us for the purposes set out in this Notice.

3.       Purposes of Processing Personal Data

Subject to specific circumstances, we may process your personal data for one or more of the following purposes:

3.1.     To perform the employment relationship:

(a)          Establishing, managing, renewing, terminating, and enforcing the rights and obligations under employment contracts, agreements, and undertakings between us and you (collectively, the “Agreements”); 

(b)          Communicating and exchanging information regarding the Agreements and the employment relationship;

(c)          Creating and managing your employee records;

(d)          Human resources management, including cross-border human resources management, in accordance with internal labor rules, regulations, collective labor agreements, and applicable laws;

(e)          Permitting and managing your use of assets, working tools, and information technology systems;

(f)            Managing salary, bonuses, allowances, and the provision of employee benefits in accordance with internal policies;

(g)           Providing training to you and managing training programs and assessments;

(h)          Managing and recording your working hours and leave, including annual leave planning and other work arrangements (if any);

(i)            Managing work assignments, performance evaluation, and competency classification;

(j)            Carrying out administrative tasks related to your working conditions and employment process, such as applying for permits, approvals, issuing parking cards, access cards, booking hotels, air tickets for business trips, managing work-related travel, etc.;

(k)           Appointment, dismissal, removal, secondment, designation, transfer, and reassignment of personnel;

(l)            Exercising rights of inspection, supervision, handling labor discipline, material liability, and breaches of the Agreements; handling complaints and disputes related to the Agreements and employment relationship.

3.2.     To comply with applicable laws:

(a)          Performing legal obligations in accordance with applicable laws such as labor, tax, and social insurance regulations;

(b)          Preventing fraud, criminal acts, and violations of law;

(c)          Protecting the life, health, honor, dignity, lawful rights, and interests of you or others in emergency situations; protecting our legitimate rights or interests, those of other parties, or the interests of the State, authorities, or organizations as necessary against infringement;

(d)          Performing audit, inspection, examination, compliance supervision, risk management, and internal control obligations in accordance with law and/or lawful requests of competent state authorities;

(e)          Complying with requirements arising from corporate restructuring, division, separation, merger, or consolidation;

(f)            Resolving complaints, disputes, denunciations, or other legal requests in accordance with applicable laws.

3.3.     To manage and operate business activities:

(a)          Internal operational management, reporting, and statistical analysis for internal governance and operation purposes;

(b)          Researching, improving, and developing the Company’s programs, policies, and regulations; enhancing corporate culture and the working environment;

(c)          Supplying or receiving goods and services, including pre-contractual activities with partners, customers, and suppliers.

3.4.     For communication and publicity purposes:

(a)          Carrying out corporate communication and promotional activities (including appearance on profiles, websites, or communication materials of the Company);

(b)          Conducting internal communications within our organization.

3.5.     For advertising and marketing purposes:

Sending you advertising and marketing information about products and services that may be of interest to you or based on your needs. Prior to processing personal data for this purpose, we shall provide you with the necessary information as required by applicable law (if any) and mechanisms for you to opt out of receiving such advertising and marketing information.

4.       Workplace Monitoring

The Company may carry out monitoring of activities at the workplace, the performance of work, and the use of machinery, information technology systems, and other assets of the Company. Such monitoring activities shall be conducted only to the extent necessary and appropriate for the purposes set out in this Notice. Accordingly, the Company may carry out the following monitoring activities:

4.1.     Workplace monitoring through the use of surveillance camera systems;

4.2.     Monitoring and, in certain cases, reviewing communications of employees and relevant parties via the Company’s devices, networks, and email systems where there are reasonable grounds to believe that risks to the Company’s operations or to the lawful rights and interests of the relevant parties may arise;

4.3.     Monitoring and analyzing activities conducted on the Company’s systems, machinery, equipment, applications, and networks;

4.4.     Deploying tools for timekeeping, working time measurement, performance monitoring, and similar purposes.

Please note that, in certain circumstances, the Company may issue additional privacy notices and/or policies applicable to employees where the Company processes employees’ personal data in connection with workplace monitoring activities. Such notices and/or policies shall supplement this Notice.

The Company shall comply with applicable laws when carrying out the monitoring activities specified in this Notice and/or in any supplementary notices or policies.

5.       Methods of Processing Personal Data

5.1.     We do not collect all personal data at the outset for all purposes. Instead, personal data is collected and processed on a staged basis, in line with specific purposes and on the principle of necessity and data minimization. This section sets out certain illustrative examples relating to the employment relationship, which are not exhaustive, to help you better understand how your personal data may be collected and processed:

(a)          Upon entering into and establishing the employment relationship, we may collect and process certain identification and contact information, such as your full name (including given name, middle name, and family name), date of birth, contact address, telephone number, images and numbers of your national ID card/citizen ID/identity card, personal tax code, and other necessary information for the purposes of establishing your employee records, entering into agreements, issuing employee identification numbers, arranging job positions and work locations, and managing the employment relationship. To the extent necessary, we may also collect certain information relating to your dependents or emergency contacts. 

(b)          During the performance of the agreements and the employment relationship, we may continue to collect, update, and process personal data that arises in the course of your employment with the Company. For example, when you use the Company’s assets, working tools, and information technology systems, we may process data such as usage time of software, applications, machinery, and equipment; documents and information created in the course of work; and login session details. In connection with human resources management, salary, bonuses, allowances, benefits, insurance, tax obligations, and other employment‑related regimes, we may process social insurance numbers, health insurance card details, bank account information, and information on salary, bonuses, and allowances. In the course of management, we may also process data relating to training, work performance results, competency assessments, commendations, disciplinary actions, complaints, and disputes arising from the employment relationship.

(c)          Upon and after termination of the employment relationship, we may continue to process certain personal data of yours to the extent necessary to carry out termination procedures, settle outstanding payments, finalize related rights and obligations, and retain employment records and documents in accordance with the agreements or applicable laws. During this period, if disputes, complaints, or requests from competent authorities arise, we may continue to store and process relevant personal data until such matters are fully resolved or until the applicable retention period expires.

5.2.     In addition to being processed within Vietnam, your personal data may be transferred to and processed at locations outside the territory of Vietnam for the purposes set out in this Notice. Personal data may be processed manually or through information technology systems with varying levels of automation. We may process your personal data directly or through personal data processors. Where personal data is processed through personal data processors, we shall enter into binding agreements and select processors that implement appropriate personal data protection measures..

6.       Website, Applications and Cookies

6.1.     We manage and operate websites and applications for the purposes set out in this Notice. Your registration for and/or use of such websites and applications must be in compliance with the applicable terms and conditions of use. We establish mechanisms to enable you to access and make use of the associated features and functionalities, while also implementing measures to manage the use of such websites and applications in a secure, continuous, and efficient manner, and to prevent incidents, fraud, and violations.

6.2.     Our websites and applications may use cookies, pixel tags, web beacons, plug-ins, or other similar technologies to facilitate your internet browsing sessions and the use of our websites and applications, to remember your usage of our applications, information about your device and browser, and your preferences and browsing habits, and to provide you with functionalities and features in accordance with your preferred settings.

6.3.     We may process your personal data through cookies and related technologies in accordance with this Notice. We may also conduct marketing and advertising activities directed at you based on our knowledge that you have previously accessed our websites or applications. To the extent that content is embedded or placed on our websites or applications by other parties, such parties may collect your personal data if you choose to interact with such content or use their services. You may configure your browser settings to delete or block cookies on your device; however, doing so may limit your ability to fully utilize all features of our websites or applications.

6.4.     The websites and applications of certain of our affiliated companies may have their own branding as well as separate privacy or personal data processing policies, in order to provide information relating to specific products and services offered by such affiliates. You should review the applicable privacy or personal data processing policies of those affiliated companies, as directed, to understand how your personal data is used by them. Unless otherwise required by law, this Notice does not apply to third‑party websites or applications on which our online advertisements may be displayed, or to third‑party websites or applications that we do not operate or control. Such websites and applications have their own privacy or personal data processing policies, and you should review those policies to understand how they collect and process your personal data.

7.       Rights and Obligations of the Data Subject

7.1.     Your Rights

(a)          You are entitled to have your rights as a data subject safeguarded in accordance with applicable laws, including but not limited to the following rights: the right to be informed of personal data processing activities; the right to give or refuse consent, or to request the withdrawal of consent to the processing of personal data; the right to access, rectify, or request rectification of personal data; the right to request provision, erasure, or restriction of processing of personal data; the right to object to the processing of personal data; the right to lodge complaints, denunciations, initiate legal proceedings, and claim damages in accordance with law; the right to request competent authorities or organizations, individuals involved in personal data processing to implement measures and solutions to protect your personal data in accordance with law; and other rights conferred upon you under applicable laws.

(b)          Legal basis for processing personal data: In addition to consent, we may process your personal data on the basis of other grounds, including but not limited to:

·       Mutual agreement – where we process personal data for the performance of an agreement to which you are a party;

·       Legal obligation – where we are required to comply with applicable laws and regulations;

·       Life safe and health – where processing is necessary to protect an individual’s life or health, particularly in emergency situations;

·       Prevention of breaches – where processing is carried out for the prevention or handling of violations of law that we are obligated to address;

·       Legitimate interests – where processing is necessary to protect our legitimate interests against acts of infringement;

·       Other lawful exceptions – where sector‑specific laws expressly permit us to process your personal data.

In each case, we will apply the most appropriate lawful basis for processing personal data. Consent shall only be relied upon where required by law or where no other suitable lawful basis is available. Accordingly, the fact that you have previously given consent does not prevent us from processing personal data on other lawful bases where permitted by law.

7.2.     Exercise of Your Rights:

To exercise your rights, you may submit a request through the official contact channels set out in this Notice. We may provide request forms and detailed instructions upon contact in order to ensure consistent handling of requests and to assist you in exercising your rights effectively. In principle, the procedure for handling requests is as follows:

(a)          Acknowledgement: Within 02 business days from receipt of a valid request, we will acknowledge receipt and provide information on the procedures for exercising your rights.

(b)          Handling of requests: We will implement your valid requests within the time limits prescribed for each category of rights, which may range from 10 to 20 days. Where the request involves third parties or personal data processors, we will request their cooperation. In such cases, the processing period may be calculated based on the time required by such parties and may extend up to 30 days, but shall not exceed the statutory time limits.

(c)          Extension: In the case of complex requests, we may extend the time for exercising your rights and notify you in writing of the reasons and the expected extension period, which may range from 10 to 20 additional days depending on the relevant right. Such notification will be issued prior to the expiry of the original processing timeframe.

(d)          Handling results: We will notify you via the agreed communication channel of the outcome of your request, including any applicable restrictions or exemptions (if any). You have the right to lodge complaints, objections, or otherwise exercise your rights in accordance with applicable laws if you consider that your rights have not been adequately protected.

Please note that:

·       We may request additional information (if necessary) to (i) verify your identity or that of your duly authorized representative, and/or (ii) clarify the scope of the requested right or other aspects where the information provided is insufficient. We may also inform you of potential consequences of exercising certain rights (such as requests for data erasure or withdrawal of consent) and provide you with the opportunity to make a final decision before we proceed with your initial request.

Unless otherwise required by law, the time periods stated above shall not be counted towards the processing timeframe during such verification or clarification.

·       There may be risks and adverse impacts arising from the failure to provide personal data or from the exercise of your rights, such as withdrawal of consent or requests for erasure of personal data (for example, where the refusal to allow personal data processing results in our inability to pay salary, bonuses, or other benefits, or to declare or withhold personal income tax on your behalf). To the extent permitted by law, we may consider terminating the agreement with you (if any) and reserve our lawful rights and remedies.

·       In most cases, we will process your requests free of charge. However, in certain circumstances, reasonable costs may arise in connection with the processing of your request (for example, where you request provision of a large volume of personal data in hard copy or international postal delivery). In such cases, we will notify you in advance of the expected costs (if any), and the request will be processed after such costs have been paid.

·       We may refuse to process your request if it is unfounded, repetitive, or clearly intended to obstruct or adversely affect our lawful rights and interests.

·       We may also refuse your request where permitted by applicable laws, including cases where you request erasure of personal data while the lawful basis for processing is the performance of a valid agreement between you and us. In such cases, we will clearly notify you of our refusal.

·       The exercise of your rights does not affect the lawfulness of personal data processing activities carried out prior thereto on the basis of an appropriate lawful ground.

·       For the purposes of this Notice, “business days” mean Monday to Friday, excluding Saturdays, Sundays, and public holidays in accordance with Vietnamese law. Working hours are from 8:30 a.m. to 6:00 p.m. on business days. Accordingly, any request submitted after such hours shall be deemed received on the immediately following business day.

7.3.     Your Obligations

(a)          Bear full responsibility for the accuracy and truthfulness of the personal data provided by you;

(b)          Take appropriate measures to protect your own personal data;

(c)          Respect and protect the personal data of others, and not abuse your rights to obstruct or adversely affect the lawful rights and interests of us or of other organizations or individuals;

(d)          Ensure that we are lawfully entitled to process the personal data of other data subjects that you provide to us, as set out in this Notice;

(e)          Provide complete and accurate personal data in accordance with law, agreements, or consent given for personal data processing, and promptly update or rectify such data in the event of any changes or inaccuracies.

(f)            Comply with personal data protection laws and participate in the prevention of acts infringing upon personal data;

(g)           Fulfill other obligations as required by applicable laws.

8.       Other Organizations and Individuals Related to the Purposes of Personal Data Processing

The Company may store, share, disclose, provide, and/or transfer personal data to contractors, product and service providers (such as human resources and payroll software providers, sales management software providers, banks, tax authorities, and insurance providers), agents, and/or the Company’s affiliates or related companies, competent state authorities, and/or other third parties, whether located within or outside the territory of Vietnam, in order to serve one or more of the purposes set out in this Notice. Such disclosure and/or transfer shall be carried out in accordance with this Notice, the agreements between you and the Company, the provisions of Vietnamese law, and/or international treaties to which Vietnam is a party. The Company shall use reasonable efforts to ensure that personal data is subject to appropriate and adequate protection measures in compliance with applicable laws.

9.       Unintended Consequences and Potential Damages Relating to Personal Data Processing

The Company makes every effort to protect the security of personal data and continuously improves its protective measures to minimize unintended consequences and potential damages arising from the processing of personal data. In addition, personal data is protected in accordance with the CapitaLand Group’s Personal Data Protection Policy.^[1]

However, the Company cannot guarantee that the personal data protection measures currently applied will be able to completely prevent all unintended incidents, such as unauthorized access or data theft by hackers, system or technical failures of telecommunications service providers, force majeure events, or any other acts of non‑compliance that may affect data security. Potential risks may include the disclosure, theft, and/or use of personal data for purposes beyond the control of the Company and the data subject, resulting in material and non‑material damages to the parties concerned. In such cases, the Company shall take necessary, reasonable, timely, and legally compliant actions to prevent and mitigate the impact of such incidents, and shall notify the data subject, relevant parties, and/or competent state authorities as required under applicable laws.

10.    Commencement and Duration of Personal Data Processing

We commence the processing of your personal data upon receipt of your consent, where consent is the applicable lawful basis, or from the time personal data is collected, where processing is based on other lawful grounds. We retain your personal data for the period necessary to fulfill the purposes for which such data was collected, as stated in this Notice, the agreements between you and us, or as required by applicable laws.

During the retention period, if disputes, complaints, or requests from competent authorities arise, or where required to comply with legal obligations, personal data shall be retained until such matters are fully resolved. Where there is no longer any lawful basis for retaining your personal data, or as required by applicable laws or competent authorities, we shall securely delete or destroy your personal data.

11.    Contact Information

For any requests or inquiries relating to the processing of personal data, you may contact the Company’s Personal Data Protection Department at:

·    Email: vndpd@capitaland.com

·    Telephone: +84-24 3939 3232 (Northern Vietnam) or +84-28 3519 4504 (Southern Vietnam)

^[1] In case of any inconsistency or conflict among the CapitaLand Group’s Personal Data Protection Policy, this Notice, and the laws of Vietnam, the priority of application shall be as follows: first, the laws of Vietnam; second, this Notice; and third, the CapitaLand Group’s Personal Data Protection Policy.

THÔNG BÁO XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN ÁP DỤNG ĐỐI VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG

Dữ liệu cá nhân của bạn là thông tin quan trọng đối với chúng tôi, và chúng tôi muốn chắc chắn rằng bạn biết cách chúng tôi xử lý và bảo vệ các thông tin này như thế nào. Trong thông báo về xử lý dữ liệu cá nhân này (“Thông Báo”), chúng tôi sẽ trình bày cách thức chúng tôi thu thập, chia sẻ và xử lý dữ liệu cá nhân của bạn. Chúng tôi cũng sẽ cho bạn biết về quyền của mình và cách thức thực hiện các quyền này. Chúng tôi cũng có thể cung cấp thêm cho bạn trong một thông báo riêng rẽ, khi phù hợp, thông tin bổ sung về quyền riêng tư đối với các sản phẩm, dịch vụ, ngành nghề và hoạt động cụ thể.

Trong Thông Báo, các cụm từ “dữ liệu cá nhân”, “dữ liệu cá nhân cơ bản”, “dữ liệu cá nhân nhạy cảm”, “xử lý dữ liệu cá nhân”, “bên kiểm soát dữ liệu cá nhân”, “bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân”, “bên xử lý dữ liệu cá nhân”, “chủ thể dữ liệu cá nhân” sẽ có ý nghĩa như được quy định trong Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành của Việt Nam. Ví dụ được nêu trong Thông Báo mang tính chất minh họa và không được hiểu là chỉ giới hạn trong các trường hợp, bối cảnh được nêu.

Trong Thông Báo này, “Công Ty”, “chúng tôi” hoặc “của chúng tôi” được hiểu là các thành viên của Tập đoàn CapitaLand. Theo đó, chúng tôi có thể đóng vai trò là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

1.       Dữ Liệu Cá Nhân

Chúng tôi có thể xử lý một hoặc nhiều dữ liệu cá nhân của bạn, tùy từng thời điểm, nhằm phục vụ một hoặc nhiều mục đích được nêu tại Thông Báo này:

Lưu ý:

Một số loại dữ liệu cá nhân cần được xem xét trong bối cảnh xử lý cụ thể để xác định bản chất pháp lý của chúng. Ví dụ, dữ liệu về cân nặng, chiều cao hoặc nhóm máu có thể được coi là dữ liệu cá nhân nhạy cảm khi các dữ liệu này phản ánh hoặc được sử dụng để đánh giá tình trạng sức khỏe của cá nhân. Do đó, trường hợp nội dung phân loại dữ liệu tại Thông Báo này chưa thống nhất với danh mục do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc cập nhật, thì sẽ ưu tiên áp dụng danh mục chính thức của cơ quan có thẩm quyền.

2.       Nguồn Thu Thập Dữ Liệu Cá Nhân

Dựa vào mối quan hệ của bạn với chúng tôi, chúng tôi có thể thu thập dữ liệu cá nhân từ nhiều nguồn khác nhau:

2.1.     Dữ liệu cá nhân có thể được thu thập trực tiếp từ bạn thông qua hồ sơ xin việc, CV, bằng cấp, chứng chỉ; các tài liệu nhận dạng mà bạn cung cấp cho Công Ty như bản sao hộ chiếu hoặc căn cước (công dân); từ các biểu mẫu do bạn hoàn thành khi bắt đầu hoặc trong quá trình làm việc (chẳng hạn như đơn xin trợ cấp, đơn xin nghỉ hàng năm, v.v.); từ thư từ, trao đổi với bạn, từ các hoạt động trên phần mềm, ứng dụng, máy móc thiết bị, nền tảng của Công Ty, hoặc thông qua các cuộc phỏng vấn, cuộc họp, khảo sát, phản hồi, hoặc các đánh giá khác liên quan đến hiệu suất làm việc của bạn.

2.2.     Bên cạnh đó, Công Ty có thể thu thập thông tin qua thiết bị hoạt động vận hành của Công Ty như hệ thống máy quay an ninh tại nơi làm việc, địa điểm tổ chức sự kiện của Công Ty hoặc các địa điểm được phép khác; từ nguồn trong nội bộ tập đoàn mà Công Ty là thành viên, từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền, từ các tổ chức, cá nhân được phép chia sẻ dữ liệu cá nhân.

2.3.     Bên cạnh nguồn dữ liệu do bạn trực tiếp cung cấp hoặc phát sinh từ quá trình tương tác, chúng tôi cũng có thể thu thập dữ liệu cá nhân từ các nguồn khác trong phạm vi pháp luật cho phép, bao gồm:

(a)          nguồn thông tin công khai hợp pháp, được công bố hoặc cung cấp công khai theo quy định của pháp luật;

(b)          cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin theo quy định pháp luật; và/hoặc

(c)          các tổ chức, cá nhân khác mà bạn đã cung cấp, chia sẻ thông tin hoặc cho phép chia sẻ thông tin, với điều kiện các tổ chức, cá nhân đó có căn cứ hợp pháp hoặc có quyền hợp pháp để cung cấp dữ liệu cá nhân đó cho chúng tôi nhằm phục vụ các mục đích được nêu tại Thông Báo này.

3.       Mục Đích Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

Tùy thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể mà chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho một hoặc nhiều mục đích và phạm vi sau đây:

3.1.     Để thực hiện quan hệ lao động giữa chúng tôi và bạn:

(a)          Thiết lập, quản lý, gia hạn, chấm dứt và thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo hợp đồng lao động, thỏa thuận, cam kết giữa chúng tôi và bạn (gọi chung là “thoả thuận”);

(b)          Liên lạc và trao đổi thông tin về thoả thuận và quan hệ lao động;

(c)          Tạo và quản lý hồ sơ người lao động của bạn;

(d)          Quản lý nhân sự, bao gồm cả quản lý nhân sự xuyên biên giới, theo quy tắc, quy chế lao động, thỏa ước lao động tập thể và quy định pháp luật có liên quan;

(e)          Cho phép và quản lý việc bạn sử dụng tài sản, công cụ làm việc và hệ thống công nghệ thông tin;

(f)            Quản lý các hoạt động trả lương, thưởng, phụ cấp và cung cấp phúc lợi theo chính sách nội bộ cho bạn;

(g)           Đào tạo bạn; quản lý quá trình đào tạo và đánh giá kết quả đào tạo;

(h)          Quản lý và duy trì thời gian làm việc, thời gian nghỉ của bạn, bao gồm việc xây dựng kế hoạch nghỉ hàng năm và các kế hoạch làm việc khác (nếu có);

(i)            Quản lý công việc, đánh giá kết quả hoàn thành công việc và xếp loại năng lực của bạn;

(j)            Thực hiện các công việc hành chính liên quan đến điều kiện làm việc và quá trình làm việc của bạn như xin giấy phép, chấp thuận, cấp thẻ gửi xe, thẻ ra vào nơi làm việc, đặt phòng khách sạn, vé máy bay cho các chuyến công tác, quản lý việc đi lại liên quan đến công việc, v.v.;

(k)           Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, phái cử, chỉ định, điều chuyển, điều động nhân sự;

(l)            Thực hiện quyền kiểm tra, giám sát, xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất và các hành vi vi phạm thoả thuận; xử lý khiếu nại, tranh chấp liên quan đến thoả thuận và quan hệ lao động.

3.2.     Để tuân thủ các quy định của pháp luật áp dụng:

(a)          Thực hiện các nghĩa vụ pháp lý theo quy định của pháp luật áp dụng như pháp luật về lao động, thuế, bảo hiểm xã hội;

(b)          Phòng chống các hành vi gian lận, phạm tội, vi phạm pháp luật;

(c)          Bảo vệ tính mạng, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, quyền, lợi ích hợp pháp của bạn hoặc người khác trong trường hợp cấp bách; bảo vệ quyền hoặc lợi ích chính đáng của chúng tôi, của người khác hoặc lợi ích của Nhà nước, của cơ quan, tổ chức một cách cần thiết trước hành vi xâm phạm;

(d)          Thực hiện nghĩa vụ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, giám sát tuân thủ, quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ theo quy định pháp luật và/hoặc theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

(e)          Tuân thủ các yêu cầu khi tái cấu trúc lại doanh nghiệp, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất;

(f)            Giải quyết khiếu nại, tranh chấp, tố cáo hoặc các yêu cầu pháp lý khác theo quy định của pháp luật.

3.3.     Để quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh:

(a)          Quản lý vận hành nội bộ, tạo báo cáo và thống kê phục vụ hoạt động quản trị và vận hành nội bộ;

(b)          Nghiên cứu, cải tiến và phát triển chương trình, chính sách, quy định của Công Ty; cải thiện văn hóa, môi trường làm việc trong Công Ty;

(c)          Cung ứng hoặc tiếp nhận hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả giai đoạn tiền hợp đồng với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp.

3.4.     Để truyền thông và quảng bá:

(a)          Thực hiện hoạt động truyền thông và quảng bá doanh nghiệp (xuất hiện trên profile/website, các tài liệu truyền thông của chúng tôi);

(b)          Thực hiện truyền thông nội bộ trong phạm vi tổ chức của chúng tôi.

3.5.     Để quảng cáo, tiếp thị để giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ:

Gửi cho bạn các thông tin quảng cáo, tiếp thị về sản phẩm và dịch vụ mà có thể bạn quan tâm hoặc dựa trên nhu cầu của bạn. Trước khi xử lý dữ liệu cá nhân cho mục đích này, chúng tôi sẽ cung cấp tới bạn thông tin cần thiết theo quy định của pháp luật áp dụng (nếu có) và cơ chế để bạn từ chối nhận các thông tin quảng cáo, tiếp thị.

4.       Giám sát tại nơi làm việc

Công Ty có thể thực hiện giám sát hoạt động tại nơi làm việc, việc thực hiện công việc và việc sử dụng máy móc, hệ thống công nghệ thông tin, các tài sản khác của Công Ty. Các hoạt động này sẽ được tiến hành ở mức độ cần thiết và phù hợp với mục đích nêu tại Thông Báo. Theo đó, Công Ty có thể thực hiện các hoạt động giám sát sau:

4.1.     Giám sát tại nơi làm việc bằng cách sử dụng hệ thống máy quay giám sát;

4.2.     Giám sát và trong một số trường hợp, xem xét nội dung trao đổi của người lao động và các bên liên quan thông qua thiết bị, mạng và hệ thống email của Công Ty khi có căn cứ hợp lý về rủi ro đối với hoạt động của Công Ty hay quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan;

4.3.     Giám sát, phân tích hoạt động trên hệ thống, máy móc, thiết bị, ứng dụng và mạng của Công Ty;

4.4.     Triển khai các công cụ để chấm công, đo lường thời gian, hiệu suất làm việc, v.v.

Xin lưu ý rằng, trong một số trường hợp, Công Ty có thể đưa ra thêm (các) thông báo/chính sách về quyền riêng tư cho người lao động khi Công Ty xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động liên quan đến việc giám sát tại nơi làm việc. Các thông báo/chính sách như vậy sẽ đóng vai trò bổ sung cho Thông Báo này.

Công Ty sẽ tuân thủ quy định pháp luật liên quan khi thực hiện các hoạt động giám sát nêu tại Thông Báo này và/hoặc các thông báo/chính sách bổ sung.

5.       Cách Thức Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

5.1.     Chúng tôi không thu thập mọi dữ liệu cá nhân ngay từ ban đầu cho mọi mục đích. Thay vào đó, dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý theo từng giai đoạn, phù hợp với mục đích cụ thể và trên cơ sở chỉ thu thập dữ liệu cần thiết. Mục này trình bày một số trường hợp minh họa liên quan đến quan hệ lao động, nhưng không phải là toàn bộ, để bạn hiểu rõ hơn cách thức mà theo đó dữ liệu của bạn được thu thập và xử lý:

(a)          Khi giao kết và thiết lập quan hệ lao động, chúng tôi có thể thu thập và xử lý một số thông tin định danh và thông tin liên hệ của bạn như họ, chữ đệm và tên khai sinh, ngày, tháng, năm sinh, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, hình ảnh và số thẻ căn cước/căn cước công dân/chứng minh nhân dân, mã số thuế cá nhân và các thông tin cần thiết khác để xác lập hồ sơ người lao động, ký kết thỏa thuận, thiết lập mã người lao động, bố trí vị trí việc làm, địa điểm làm việc và quản lý quan hệ lao động. Trong phạm vi cần thiết, chúng tôi cũng có thể thu thập một số thông tin về người phụ thuộc hoặc người liên lạc khẩn cấp. 

(b)          Trong quá trình thực hiện thỏa thuận và quan hệ lao động, chúng tôi có thể tiếp tục thu thập, cập nhật và xử lý dữ liệu cá nhân phát sinh từ quá trình bạn làm việc tại Công Ty. Chẳng hạn, khi bạn sử dụng tài sản, công cụ làm việc và hệ thống công nghệ thông tin của Công Ty, chúng tôi có thể xử lý dữ liệu phát sinh như thời gian sử dụng phần mềm, ứng dụng, máy móc, thiết bị, tài liệu, thông tin tạo ra trong quá trình làm việc và chi tiết phiên đăng nhập. Khi thực hiện quản lý nhân sự, trả lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi, bảo hiểm, nghĩa vụ thuế và các chế độ khác, chúng tôi có thể xử lý số bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế, thông tin tài khoản ngân hàng và thông tin về lương, thưởng, trợ cấp. Trong quá trình quản lý, chúng tôi cũng có thể xử lý dữ liệu liên quan đến đào tạo, kết quả thực hiện công việc, đánh giá năng lực, khen thưởng, kỷ luật, khiếu nại và tranh chấp liên quan đến quan hệ lao động.

(c)          Khi chấm dứt và sau khi chấm dứt quan hệ lao động, chúng tôi có thể tiếp tục xử lý một số dữ liệu cá nhân của bạn trong phạm vi cần thiết để thực hiện các thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động, thanh toán các khoản còn phải trả, quyết toán các quyền và nghĩa vụ liên quan, và lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan theo thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật. Trong giai đoạn này, nếu phát sinh tranh chấp, khiếu nại hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, chúng tôi có thể tiếp tục lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân có liên quan cho đến khi các vấn đề đó được giải quyết xong hoặc hết thời hạn lưu trữ áp dụng.

5.2.     Bên cạnh việc được xử lý tại Việt Nam, dữ liệu cá nhân của bạn có thể được chuyển đến các địa điểm khác ngoài lãnh thổ Việt Nam và được xử lý để phục vụ mục đích đã nêu tại Thông Báo này. Dữ liệu cá nhân có thể được xử lý thủ công hoặc bằng hệ thống công nghệ thông tin với các mức độ tự động khác nhau. Chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn trực tiếp hoặc thông qua bên xử lý dữ liệu cá nhân. Khi xử lý dữ liệu cá nhân thông qua bên xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thiết lập thỏa thuận ràng buộc và lựa chọn bên có các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân thích hợp.

6.       Website, Ứng Dụng và Cookies

6.1.     Chúng tôi quản lý và vận hành website và ứng dụng để thực hiện các mục đích được nêu tại Thông Báo. Việc bạn đăng ký và/hoặc sử dụng cần đảm bảo thực hiện phù hợp theo các điều khoản và điều kiện sử dụng đi kèm. Chúng tôi thiết lập các cơ chế để bạn có thể sử dụng, khai thác tiện ích và tính năng đi kèm nhưng đồng thời cũng thiết lập biện pháp để quản lý việc sử dụng website, ứng dụng một cách an toàn, liền mạch, hiệu quả, phòng ngừa sự cố, gian lận, vi phạm.

6.2.     Các website và ứng dụng của chúng tôi có thể sử dụng cookies, thẻ pixel, tin điện tử beacons, plug-in hoặc các công nghệ khác, để tạo điều kiện thuận lợi cho các phiên truy cập internet của bạn và sử dụng các website, ứng dụng của chúng tôi, ghi nhớ việc bạn sử dụng ứng dụng của chúng tôi, thông tin về thiết bị, trình duyệt, sở thích và thói quen duyệt tin điện tử của bạn, cung cấp cho bạn các tiện ích theo cài đặt ưa thích của bạn.

6.3.     Chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn thông qua công nghệ cookies và các công nghệ liên quan theo các quy định của Thông Báo này. Chúng tôi cũng có thể tiếp thị, quảng cáo cho bạn mà chúng tôi biết trước đây bạn đã truy cập các website, ứng dụng này. Trong phạm vi các bên khác đã gán nội dung lên trên các website, ứng dụng của chúng tôi, các bên đó có thể thu thập dữ liệu cá nhân của bạn nếu bạn chọn tương tác với nội dung của bên đó hoặc sử dụng các dịch vụ của bên đó. Bạn có thể sử dụng cài đặt trình duyệt của mình để xóa hoặc chặn cookies trên thiết bị của mình. Tuy nhiên, khi làm như vậy, bạn có thể không tận dụng hết tất cả các tính năng của website, ứng dụng này.

6.4.     Website, ứng dụng của một số công ty liên kết của chúng tôi có bộ nhận diện thương hiệu riêng cũng như có quy định riêng về quyền riêng tư/xử lý dữ liệu cá nhân nhằm cung cấp thông tin liên quan về các sản phẩm và dịch vụ cụ thể mà công ty liên kết đó cung cấp. Bạn cần xem quy định về quyền riêng tư/xử lý dữ liệu cá nhân theo chỉ dẫn của các công ty liên kết đó để biết về cách thức họ sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn. Trừ trường hợp pháp luật quy định khác, Thông Báo này cũng không áp dụng cho các website, ứng dụng của bên thứ ba nơi quảng cáo trực tuyến của chúng tôi có thể được trình chiếu hoặc các website, ứng dụng của bên thứ ba mà chúng tôi không vận hành hoặc kiểm soát. Các website, ứng dụng này có quy định về quyền riêng tư/xử lý dữ liệu cá nhân của riêng họ, và bạn cần phải xem các quy định đó để hiểu cách thức họ thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của bạn.

7.       Quyền và Nghĩa Vụ của Chủ Thể Dữ Liệu

7.1.     Quyền của bạn

(a)          Quyền của bạn: Được đảm bảo thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật hiện hành, bao gồm nhưng không giới hạn quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân; Đồng ý hoặc không đồng ý, yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân; Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân; Yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân; Gửi yêu cầu phản đối xử lý dữ liệu cá nhân; Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật; Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân thực hiện các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình theo quy định của pháp luật và các quyền khác mà pháp luật trao cho bạn.

(b)          Cơ sở xử lý dữ liệu cá nhân: Ngoài sự đồng ý, chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn dựa trên các cơ sở hợp pháp khác, có thể kể đến như:

·       Thỏa thuận – khi chúng tôi thực hiện thỏa thuận mà bạn là một bên tham gia;

·       Nghĩa vụ pháp lý – khi chúng tôi được yêu cầu phải tuân thủ các luật và quy định liên quan;

·       Bảo vệ tính mạng và sức khỏe – khi chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân để bảo vệ cuộc sống và sức khỏe của một cá nhân, đặc biệt là trong những tình huống khẩn cấp;

·       Phòng chống vi phạm pháp luật – khi chúng tôi tiến hành các hoạt động để phòng ngừa vi phạm, xử lý vi phạm pháp luật mà chúng tôi có nghĩa vụ;

·       Lợi ích chính đáng – khi việc xử lý dữ liệu cá nhân là cần thiết trước hành vi xâm phạm lợi ích của chúng tôi;

·       Ngoại lệ được phép khác – khi pháp luật chuyên ngành có các quy định cụ thể cho phép chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn.

Trong từng trường hợp, chúng tôi sẽ áp dụng cơ sở phù hợp nhất để xử lý dữ liệu cá nhân, sự đồng ý chỉ áp dụng khi pháp luật yêu cầu hoặc khi không có cơ sở phù hợp nào khác. Vì vậy, việc bạn đã từng đồng ý không làm thay đổi việc chúng tôi có thể xử lý dữ liệu theo các cơ sở hợp pháp khác.

7.2.     Thực hiện quyền của bạn:

Để thực hiện quyền của mình, bạn có thể gửi yêu cầu qua các kênh liên lạc chính thức như được nêu tại Thông Báo này. Chúng tôi có thể cung cấp biểu mẫu thực hiện quyền và các hướng dẫn chi tiết khi bạn liên hệ nhằm quản lý thống nhất yêu cầu và hỗ trợ bạn thực hiện quyền hiệu quả. Về cơ bản, thủ tục giải quyết yêu cầu được thực hiện như sau:

(a)          Phản hồi: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu hợp lệ, chúng tôi sẽ phản hồi và cung cấp thông tin về thủ tục thực hiện quyền tới bạn.

(b)          Xử lý yêu cầu: Chúng tôi sẽ tiến hành thực hiện các yêu cầu hợp lệ tương ứng của bạn trong thời gian quy định tùy theo từng nhóm quyền mà bạn lựa chọn có thể kéo dài từ 10 đến 20 ngày. Trường hợp có liên quan đến bên thứ ba hoặc bên xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ yêu cầu các bên này tham gia phối hợp thực hiện yêu cầu của bạn, trong trường hợp như vậy, thời hạn sẽ được tính toán theo thời gian mà bên xử lý/bên thứ ba cần có để thực hiện yêu cầu của bạn và có thể lên đến 30 ngày nhưng sẽ không vượt quá thời hạn luật định.

(c)          Gia hạn: Trường hợp yêu cầu phức tạp, chúng tôi sẽ tiến hành gia hạn thời gian thực hiện quyền và thông báo đến bạn lý do và thời gian gia hạn dự kiến từ 10 đến 20 ngày so với thời hạn xử lý yêu cầu ban đầu tùy vào quyền tương ứng. Thông báo gia hạn sẽ được thực hiện bằng văn bản trước khi kết thúc thời hạn xử lý yêu cầu ban đầu.

(d)          Thông báo kết quả: Chúng tôi sẽ thông báo đến bạn theo kênh liên lạc được thống nhất về kết quả thực hiện yêu cầu về quyền của bạn và các hạn chế/miễn trừ (nếu có). Bạn có quyền được khiếu nại, phản đối kết quả của chúng tôi và thực hiện các quyền của mình theo quy định pháp luật áp dụng nếu cho rằng quyền lợi chưa được bảo đảm.

Xin lưu ý rằng:

·       Chúng tôi có thể yêu cầu cung cấp thêm thông tin (nếu cần) để (i) xác minh danh tính của bạn hoặc người đại diện được ủy quyền, (ii) làm rõ phạm vi quyền hoặc các khía cạnh khác trong yêu cầu của bạn nếu như thông tin cung cấp chưa đầy đủ. Chúng tôi cũng có thể cung cấp cho bạn các thông tin về hệ quả của việc thực hiện quyền trong một số trường hợp như yêu cầu xóa dữ liệu hay rút lại sự đồng ý và tạo điều kiện để bạn đưa ra quyết định cuối cùng trước khi chúng tôi thực hiện theo yêu cầu ban đầu của bạn.

Trừ trường hợp pháp luật quy định khác, các khoảng thời gian nêu trên sẽ không tính vào tiến độ thực hiện quyền.

·       Tồn tại các rủi ro và tác động tiêu cực có thể phát sinh từ hành động không cung cấp dữ liệu cá nhân hoặc thực hiện các quyền của bạn, chẳng hạn như rút lại sự đồng ý, yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân (ví dụ: việc không cho phép xử lý dữ liệu cá nhân dẫn đến việc không thể tiến hành thanh toán lương, thưởng và các phúc lợi khác cho bạn, hoặc không thể kê khai, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho bạn, v.v). Trong phạm vi được phép, chúng tôi có thể xem xét và quyết định chấm dứt thỏa thuận với bạn (nếu có) và bảo lưu các quyền và biện pháp khắc phục hợp pháp của mình.

·       Trong đa số các trường hợp, chúng tôi sẽ thực hiện yêu cầu của bạn mà không tính phí. Tuy nhiên, trong một số tình huống, có thể phát sinh chi phí hợp lý để xử lý yêu cầu của bạn (ví dụ: bạn yêu cầu cung cấp một số lượng lớn dữ liệu cá nhân được cung cấp bằng bản giấy, vận chuyển bằng dịch vụ bưu chính quốc tế, v.v.). Khi đó, chúng tôi sẽ thông báo trước về chi phí dự kiến phát sinh (nếu có) và yêu cầu sẽ được tiến hành sau khi bạn thanh toán các khoản chi phí này.

·       Chúng tôi có thể từ chối yêu cầu của bạn nếu như những yêu cầu đó là không có căn cứ hoặc mang tính lặp lại, hoặc có mục đích rõ ràng nhằm gây khó khăn, cản trở quyền, lợi ích hợp pháp của chúng tôi.

·       Chúng tôi cũng có thể từ chối yêu cầu của bạn nếu pháp luật áp dụng cho phép, có thể kể đến như việc bạn yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân khi cơ sở xử lý dữ liệu trong trường hợp đó là để thực hiện một thỏa thuận có hiệu lực giữa chúng tôi và bạn. Khi đó, chúng tôi có quyền từ chối thực hiện yêu cầu này và sẽ thông báo đến bạn một cách rõ ràng.

·       Việc thực hiện quyền của bạn không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của các hoạt động xử lý dữ liệu đã được thực hiện trước đó khi chúng được dựa trên cơ sở pháp lý phù hợp.

·       “Ngày làm việc” tại Thông Báo này là các ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu, không bao gồm thứ Bảy, Chủ nhật và ngày nghỉ lễ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Giờ làm việc là từ 8h30 - 17h00 của ngày làm việc, do đó, nếu một yêu cầu thực hiện quyền được gửi sau thời điểm này, nó sẽ được tiếp nhận vào ngày làm việc liền kề sau đó.

7.3.     Nghĩa vụ của bạn

(a)          Chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với tính chính xác, trung thực của dữ liệu cá nhân được bạn cung cấp;

(b)          Tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình;

(c)          Tôn trọng, bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác. Không lợi dụng các quyền của mình để gây cản trở, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của chúng tôi, tổ chức, cá nhân khác;

(d)          Đảm bảo quyền xử lý hợp pháp của chúng tôi đối với dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu khác mà bạn cung cấp như quy định tại Thông Báo này;

(e)          Cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cá nhân của mình theo quy định của pháp luật, theo thoả thuận hoặc khi đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình; kịp thời cập nhật, sửa đổi khi có thay đổi hoặc phát hiện sai sót.

(f)            Chấp hành pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và tham gia phòng, chống hoạt động xâm phạm dữ liệu cá nhân;

(g)           Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

8.       Các Tổ Chức, Cá Nhân Khác Có Liên Quan Tới Mục Đích Xử Lý Dữ Liệu

Công Ty có thể lưu trữ, chia sẻ, cung cấp và/hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân cho các nhà thầu, nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ (chẳng hạn như bên cung cấp phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương, bên cung cấp phần mềm quản trị bán hàng, ngân hàng, thuế, bảo hiểm), đại lý và/hoặc các công ty liên kết hoặc công ty liên quan của Công Ty, cơ quan nhà nước có thẩm quyền và/hoặc các bên thứ ba khác có thể ở Việt Nam hoặc ngoài lãnh thổ Việt Nam, để phục vụ một hoặc nhiều mục đích được quy định tại Thông Báo. Việc tiết lộ và/hoặc chuyển giao này sẽ được thực hiện theo Thông Báo, các thoả thuận với bạn, quy định của pháp luật Việt Nam, và/hoặc các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Công Ty sẽ nỗ lực thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo dữ liệu cá nhân được áp dụng các biện pháp bảo vệ thích hợp, thỏa đáng để tuân thủ pháp luật hiện hành.

9.       Hậu Quả, Thiệt Hại Không Mong Muốn Liên Quan Đến Việc Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

Công Ty luôn nỗ lực hết mức để bảo vệ an toàn dữ liệu cá nhân và không ngừng cải thiện các biện pháp bảo vệ nhằm giảm thiểu tối đa các hậu quả, thiệt hại không mong muốn liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân. Bên cạnh đó, dữ liệu cá nhân cũng được bảo vệ theo Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Tập đoàn CapitaLand.^[1]

Tuy nhiên, Công Ty không thể đảm bảo rằng các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân đang áp dụng có thể ngăn chặn hoàn toàn được tất cả trường hợp không mong muốn phát sinh như tin tặc truy cập trái phép hoặc đánh cắp dữ liệu, lỗi hệ thống/kỹ thuật từ các nhà cung cấp dịch vụ mạng viễn thông, sự kiện bất khả kháng hoặc bất kỳ hành vi không tuân thủ nào khác ảnh hưởng đến sự an toàn của dữ liệu. Các rủi ro có thể xảy ra bao gồm dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu bị lộ, đánh cắp và/hoặc sử dụng vào những mục đích nằm ngoài tầm kiểm soát của Công Ty và chủ thể dữ liệu, gây ra những tổn thất về cả vật chất và tinh thần cho các bên. Trong các trường hợp nêu trên, Công Ty sẽ thực hiện các hành động cần thiết, hợp lý, kịp thời và phù hợp quy định pháp luật để ngăn chặn; đồng thời thông báo tới chủ thể dữ liệu, các bên liên quan và/hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật áp dụng.

10.    Thời Gian Bắt Đầu, Kết Thúc Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

Chúng tôi bắt đầu quá trình xử lý dữ liệu cá nhân khi nhận được sự đồng ý từ bạn – khi cơ sở xử lý là sự đồng ý, hoặc từ thời điểm dữ liệu cá nhân được thu thập – khi dựa trên các cơ sở pháp lý khác. Chúng tôi lưu trữ dữ liệu cá nhân của bạn trong khoảng thời gian cần thiết để đáp ứng mục đích mà dữ liệu đó được thu thập như được đề cập tại Thông Báo, hợp đồng giữa chúng tôi và bạn, hoặc quy định của pháp luật. Trong thời gian lưu trữ, nếu phát sinh các tranh chấp, khiếu nại, yêu cầu của cơ quan chức năng hoặc để tuân thủ yêu cầu của pháp luật, dữ liệu sẽ được lưu trữ cho đến khi xử lý xong hoàn toàn các yêu cầu đó. Khi không có cơ sở hợp pháp nào khác để lưu trữ dữ liệu cá nhân của bạn hoặc theo quy định pháp luật áp dụng hoặc yêu cầu từ cơ quan chức năng, chúng tôi sẽ xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân của bạn một cách an toàn.

11.    Liên Hệ

Mọi yêu cầu liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân, bạn có thể liên hệ tới Bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân của Công Ty theo thông tin dưới đây:

·    Email: vndpd@capitaland.com

·    Điện thoại: +84-24 3939 3232 (miền Bắc) hoặc +84-28 3519 4504 (miền Nam)

^[1] Trường hợp có sự mâu thuẫn giữa Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Tập đoàn CapitaLand, Thông báo này và quy định pháp luật Việt Nam thì thứ tự ưu tiên áp dụng là: thứ nhất, quy định pháp luật Việt Nam; thứ hai, Thông báo này; và thứ ba, Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Tập đoàn CapitaLand.

PERSONAL DATA PROCESSING NOTICE FOR CANDIDATES

Your personal data is important to us, and we want to ensure that you understand how we process and protect such information. In this Personal Data Processing Notice (the “Notice”), we describe how we collect, share, and process your personal data. We also inform you of your rights and the manner in which you may exercise such rights. Where appropriate, we may also provide you with additional privacy information by way of a separate notice in relation to specific products, services, industries, or activities.

In this Notice, the terms “personal data,” “basic personal data,” “sensitive personal data,” “personal data processing,” “personal data controller,” “personal data controller and processor,” “personal data processor,” and “data subject” shall have the meanings ascribed to them under the prevailing laws of Vietnam on personal data protection. Any examples provided in this Notice are for illustrative purposes only and shall not be construed as limiting the scope of application to the situations or contexts described.

For the purposes of this Notice, “Company,” “we,” “us,” or “our” shall mean members of the CapitaLand Group. Accordingly, we may act as the personal data controller or personal data controller and processor.

1.       Personal Data

From time to time, we may process one or more categories of your personal data for one or more purposes as set out in this Notice, including the following:

Note:

Certain types of data may need to be assessed within the specific processing context to determine their legal nature. Accordingly, where the classification of data set out in this Notice is inconsistent with any list issued or updated by a competent authority, the official list promulgated by the competent authority shall prevail.

2.       Sources of Personal Data Collection

Depending on the specific circumstances and the manner in which you interact with us, we may collect personal data from various sources, including the following:

2.1.     Personal data may be collected directly from you through your job application dossier, curriculum vitae (CV), degrees, certificates; through correspondence and communications with you; or through interviews, meetings, surveys, feedback, or other assessments relating to the recruitment process.

2.2.     In addition to data provided directly by you or generated through your interactions with us, we may collect personal data from other sources to the extent permitted by law, including:

(a)          lawfully public sources, being information publicly disclosed or made available in accordance with applicable laws;

(b)          competent state authorities, organizations, or individuals authorized to provide information in accordance with law; and/or

(c)          other organizations or individuals to whom you have provided or shared information, or authorized the sharing of information (such as our employees, recruitment-related service providers including recruitment or background verification service providers, and your referees/references), provided that such organizations or individuals have a lawful basis or lawful authority to provide such personal data to us for the purposes set out in this Notice.

3.       Purposes of Personal Data Processing

Depending on the specific circumstances, we may process your personal data for one or more of the following purposes and within the following scopes:

3.1.     For recruitment and commencement of employment:

(a)          Receiving your information; contacting and communicating with you; and providing information relating to the recruitment process;

(b)          Verifying the information and reference documents provided by you;

(c)          Conducting interviews and assessing your qualifications, expertise, and professional skills;

(d)          Preparing for the execution of an employment contract/agreement with you if you are successfully recruited;

(e)          Retaining your candidate profile and providing information on other potential job opportunities in the future for candidates who are not selected;

(f)            Obtaining necessary approvals, permits, or authorizations relating to immigration, residence, and employment;

(g)           Handling violations, complaints, or disputes arising from or relating to recruitment activities.

3.2.     For managing and improving the recruitment process:

(a)          Preparing reports, statistics, and analyses to identify recruitment trends, candidate conversion rates, and the suitability and effectiveness of the recruitment process;

(b)          Evaluating and adjusting recruitment procedures.

3.3.     For compliance with applicable laws and regulations, including but not limited to:

(a)          Performing legal obligations in accordance with applicable laws such as labor, taxation, and social insurance regulations;

(b)          Preventing and combating fraud, crimes, and other violations of law;

(c)          Protecting the life, health, honor, dignity, rights, and lawful interests of you or other individuals in emergency circumstances; protecting our legitimate rights or interests, the rights or interests of others, or the interests of the State, agencies, or organizations, as necessary against infringing acts;

(d)          Performing audit, inspection, examination, compliance monitoring, risk management, and internal control obligations in accordance with applicable laws and/or upon lawful requests from competent state authorities;

(e)          Complying with requirements arising from corporate restructuring, division, separation, merger, or consolidation;

(f)            Resolving complaints, disputes, denunciations, or other legal requests in accordance with applicable laws.

4.       Methods of Personal Data Processing

4.1.     We do not collect all personal data at the outset for all purposes. Instead, personal data is collected and processed on a phased basis, in accordance with specific purposes and on the principle of collecting only data that is necessary. This Section sets out certain illustrative examples relating to the recruitment process, which are not exhaustive, to help you better understand how your personal data may be collected and processed:

(a)          When you submit a job application or contact us regarding employment opportunities, we may collect and process certain personal data such as your full name, gender, date of birth, nationality, telephone number, email address, image, educational background, degrees, certificates, and other information you provide in your application dossier. 

(b)          During the evaluation, screening, and communication stages of the recruitment process, we may continue to collect, update, and process personal data relating to your professional skills, language skills, employment history and experience, expected job position, expected salary, interview and survey results, information on personal achievements and awards, job performance results, training history and outcomes, reward and disciplinary records, and other necessary information to assess your suitability for the recruitment position.

(c)          In certain necessary cases and in compliance with applicable laws, we may collect and process information from previous employers, referees/references, or recruitment-related service providers to verify, cross-check, or supplement the information you have provided during the application process.

(d)          After the recruitment process has been completed, we may continue to retain and process certain personal data of yours to the extent necessary to notify you of recruitment results, handle issues arising in connection with your application, retain candidate records in accordance with our internal policies or applicable laws, and support other suitable employment opportunities where you have consented or where permitted by law.

4.2.     In addition to being processed within Vietnam, your personal data may be transferred to and processed in locations outside the territory of Vietnam for the purposes specified in this Notice. Personal data may be processed manually or through information technology systems with varying levels of automation. We may process your personal data directly or through personal data processors. Where personal data is processed through personal data processors, we shall enter into binding agreements with such processors and select parties that implement appropriate personal data protection measures..

5.       Website, Applications and Cookies

5.1.     We manage and operate websites and applications for the purposes specified in this Notice. Your registration and/or use of such websites and applications must comply with the applicable terms and conditions of use. We implement mechanisms that allow you to access and use the utilities and features provided, while also applying measures to manage the use of websites and applications in a secure, continuous, and effective manner, and to prevent incidents, fraud, and violations.

5.2.     Our websites and applications may use cookies, pixel tags, electronic beacons, plug-ins, or other technologies to facilitate your internet sessions and the use of our websites and applications; to remember your use of our applications; to collect information about your device, browser, preferences, and online browsing habits; and to provide functionalities in accordance with your preferred settings.

5.3.     We may process your personal data through cookies and related technologies in accordance with this Notice. We may also conduct marketing or advertising activities directed at users whom we know have previously accessed such websites or applications. To the extent that third parties place content on our websites or applications, such parties may collect your personal data if you choose to interact with their content or use their services. You may configure your browser settings to delete or block cookies on your device; however, doing so may limit your ability to fully utilize all features of the relevant websites or applications.

5.4.     The websites and applications of certain of our affiliated companies may have separate branding and their own privacy and/or personal data processing notices relating to the specific products and services they provide. You should review such notices as directed by the relevant affiliated companies to understand how they process your personal data. Except as otherwise required by law, this Notice does not apply to third-party websites or applications on which our online advertisements may be displayed, or to third-party websites or applications that we do not operate or control. Such websites and applications have their own privacy and/or personal data processing policies, which you should review to understand how they collect and process your personal data.

6.       Rights and Obligations of the Data Subject

6.1.     Your rights:

(a)          Data subject rights: You are entitled to have your rights as a data subject ensured in accordance with applicable laws, including but not limited to the right to be informed about personal data processing activities; the right to give or withhold consent, and to request withdrawal of consent for the processing of personal data; the right to access, review, correct, or request correction of personal data; the right to request provision, deletion, or restriction of processing of personal data; the right to object to the processing of personal data; the right to lodge complaints, denunciations, initiate legal proceedings, or claim damages in accordance with law; the right to request competent authorities, or organizations, entities, and individuals involved in personal data processing, to apply measures and solutions to protect your personal data in accordance with law; and other rights as provided by applicable laws.

(b)          Legal bases for personal data processing: In addition to consent, we may process your personal data based on other lawful grounds, including but not limited to:

·       Mutual Agreement – where processing is necessary for the performance of an agreement to which you are a party;

·       Legal obligation – where processing is required to comply with applicable laws and regulations;

·       Protection of life and health – where processing is necessary to protect the life and health of an individual, particularly in emergency situations;

·       Prevention of legal violations – where processing is carried out for the prevention of, or handling of, violations of law which we are obligated to address;

·       Legitimate interests – where processing of personal data is necessary to protect our legitimate interests against infringement;

·       Other permitted exceptions – where specialized laws expressly permit us to process your personal data.

In each specific case, we will apply the most appropriate lawful basis for personal data processing. Consent shall only be relied upon where required by law or where no other appropriate lawful basis is available. Accordingly, the fact that you have previously given consent does not preclude us from processing personal data on other lawful grounds as permitted by law.

6.2.     Exercising Your Rights:

To exercise your rights, you may submit a request via the official communication channels specified in this Notice. We may provide request forms and detailed instructions upon contact to ensure consistent handling of requests and effective support. In principle, the procedures for handling requests are as follows:

(a)          Acknowledgement: Within 02 business days from receipt of a valid request, we will acknowledge receipt and provide information on the procedures for exercising your rights.

(b)          Handling of requests: We will implement your valid requests within the time limits prescribed for each category of rights, which may range from 10 to 20 days. Where the request involves third parties or personal data processors, we will request their cooperation. In such cases, the processing period may be calculated based on the time required by such parties and may extend up to 30 days, but shall not exceed the statutory time limits.

(c)          Extension: In the case of complex requests, we may extend the time for exercising your rights and notify you in writing of the reasons and the expected extension period, which may range from 10 to 20 additional days depending on the relevant right. Such notification will be issued prior to the expiry of the original processing timeframe.

(d)          Handling results: We will notify you via the agreed communication channel of the outcome of your request, including any applicable restrictions or exemptions (if any). You have the right to lodge complaints, objections, or otherwise exercise your rights in accordance with applicable laws if you consider that your rights have not been adequately protected.

Please note that:

·       We may request additional information (if necessary) to (i) verify your identity or that of your duly authorized representative, and/or (ii) clarify the scope of the requested right or other aspects where the information provided is insufficient. We may also inform you of potential consequences of exercising certain rights (such as requests for data erasure or withdrawal of consent) and provide you with the opportunity to make a final decision before we proceed with your initial request.

Unless otherwise required by law, the time periods stated above shall not be counted towards the processing timeframe during such verification or clarification.

·       There may be risks and adverse impacts arising from the failure to provide personal data or from the exercise of your rights, such as withdrawal of consent or requests for erasure of personal data (for example, where the refusal to allow personal data processing results in our inability to pay salary, bonuses, or other benefits, or to declare or withhold personal income tax on your behalf). To the extent permitted by law, we may consider terminating the agreement with you (if any) and reserve our lawful rights and remedies.

·       In most cases, we will process your requests free of charge. However, in certain circumstances, reasonable costs may arise in connection with the processing of your request (for example, where you request provision of a large volume of personal data in hard copy or international postal delivery). In such cases, we will notify you in advance of the expected costs (if any), and the request will be processed after such costs have been paid.

·       We may refuse to process your request if it is unfounded, repetitive, or clearly intended to obstruct or adversely affect our lawful rights and interests.

·       We may also refuse your request where permitted by applicable laws, including cases where you request erasure of personal data while the lawful basis for processing is the performance of a valid agreement between you and us. In such cases, we will clearly notify you of our refusal.

·       The exercise of your rights does not affect the lawfulness of personal data processing activities carried out prior thereto on the basis of an appropriate lawful ground.

·       For the purposes of this Notice, “business days” mean Monday to Friday, excluding Saturdays, Sundays, and public holidays in accordance with Vietnamese law. Working hours are from 8:30 a.m. to 6:00 p.m. on business days. Accordingly, any request submitted after such hours shall be deemed received on the immediately following business day.

6.3.     Your Obligations

(a)          Bear full responsibility for the accuracy and truthfulness of the personal data provided by you;

(b)          Take appropriate measures to protect your own personal data;

(c)          Respect and protect the personal data of others, and not abuse your rights to obstruct or adversely affect the lawful rights and interests of us or of other organizations or individuals;

(d)          Ensure that we are lawfully entitled to process the personal data of other data subjects that you provide to us, as set out in this Notice;

(e)          Provide complete and accurate personal data in accordance with law, agreements, or consent given for personal data processing, and promptly update or rectify such data in the event of any changes or inaccuracies.

(f)            Comply with personal data protection laws and participate in the prevention of acts infringing upon personal data;

(g)           Fulfill other obligations as required by applicable laws.

7.       Other Organizations and Individuals Related to the Purposes of Personal Data Processing

The Company may store, share, disclose, provide, and/or transfer personal data to contractors, product and service providers (such as human resources and payroll software providers, sales management software providers, banks, tax authorities, and insurance providers), agents, and/or the Company’s affiliates or related companies, competent state authorities, and/or other third parties, whether located within or outside the territory of Vietnam, in order to serve one or more of the purposes set out in this Notice. Such disclosure and/or transfer shall be carried out in accordance with this Notice, the agreements between you and the Company, the provisions of Vietnamese law, and/or international treaties to which Vietnam is a party. The Company shall use reasonable efforts to ensure that personal data is subject to appropriate and adequate protection measures in compliance with applicable laws.

8.       Unintended Consequences and Potential Damages Relating to Personal Data Processing

The Company makes every effort to protect the security of personal data and continuously improves its protective measures to minimize unintended consequences and potential damages arising from the processing of personal data. In addition, personal data is protected in accordance with the CapitaLand Group’s Personal Data Protection Policy.^[1]

However, the Company cannot guarantee that the personal data protection measures currently applied will be able to completely prevent all unintended incidents, such as unauthorized access or data theft by hackers, system or technical failures of telecommunications service providers, force majeure events, or any other acts of non‑compliance that may affect data security. Potential risks may include the disclosure, theft, and/or use of personal data for purposes beyond the control of the Company and the data subject, resulting in material and non‑material damages to the parties concerned. In such cases, the Company shall take necessary, reasonable, timely, and legally compliant actions to prevent and mitigate the impact of such incidents, and shall notify the data subject, relevant parties, and/or competent state authorities as required under applicable laws.

9.       Commencement and Duration of Personal Data Processing

We commence the processing of your personal data upon receipt of your consent, where consent is the applicable lawful basis, or from the time personal data is collected, where processing is based on other lawful grounds. We retain your personal data for the period necessary to fulfill the purposes for which such data was collected, as stated in this Notice, the agreements between you and us, or as required by applicable laws.

During the retention period, if disputes, complaints, or requests from competent authorities arise, or where required to comply with legal obligations, personal data shall be retained until such matters are fully resolved. Where there is no longer any lawful basis for retaining your personal data, or as required by applicable laws or competent authorities, we shall securely delete or destroy your personal data.

10.    Contact Information

For any requests or inquiries relating to the processing of personal data, you may contact the Company’s Personal Data Protection Department at:

·    Email: vndpd@capitaland.com

·    Telephone: +84-24 3939 3232 (Northern Vietnam) or +84-28 3519 4504 (Southern Vietnam)

^[1] In case of any inconsistency or conflict among the CapitaLand Group’s Personal Data Protection Policy, this Notice, and the laws of Vietnam, the priority of application shall be as follows: first, the laws of Vietnam; second, this Notice; and third, the CapitaLand Group’s Personal Data Protection Policy.

THÔNG BÁO XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN ÁP DỤNG VỚI ỨNG VIÊN

Dữ liệu cá nhân của bạn là thông tin quan trọng đối với chúng tôi, và chúng tôi muốn chắc chắn rằng bạn biết cách chúng tôi xử lý và bảo vệ các thông tin này như thế nào. Trong thông báo về xử lý dữ liệu cá nhân này (“Thông Báo”), chúng tôi sẽ trình bày cách thức chúng tôi thu thập, chia sẻ và xử lý dữ liệu cá nhân của bạn. Chúng tôi cũng sẽ cho bạn biết về quyền của mình và cách thức thực hiện các quyền này. Chúng tôi cũng có thể cung cấp thêm cho bạn trong một thông báo riêng rẽ, khi phù hợp, thông tin bổ sung về quyền riêng tư đối với các sản phẩm, dịch vụ, ngành nghề và hoạt động cụ thể.

Trong Thông Báo, các cụm từ “dữ liệu cá nhân”, “dữ liệu cá nhân cơ bản”, “dữ liệu cá nhân nhạy cảm”, “xử lý dữ liệu cá nhân”, “bên kiểm soát dữ liệu cá nhân”, “bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân”, “bên xử lý dữ liệu cá nhân”, “chủ thể dữ liệu cá nhân” sẽ có ý nghĩa như được quy định trong Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành của Việt Nam. Ví dụ được nêu trong Thông Báo mang tính chất minh họa và không được hiểu là chỉ giới hạn trong các trường hợp, bối cảnh được nêu.

Trong Thông Báo này, “Công Ty”, “chúng tôi” hoặc “của chúng tôi” được hiểu là các thành viên của Tập đoàn CapitaLand. Theo đó, chúng tôi có thể đóng vai trò là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

1.       Dữ Liệu Cá Nhân

Chúng tôi có thể xử lý một hoặc nhiều dữ liệu cá nhân của bạn, tùy từng thời điểm, nhằm phục vụ một hoặc nhiều mục đích được nêu tại Thông Báo này:

Lưu ý:

Một số loại dữ liệu có thể cần được xem xét trong bối cảnh xử lý cụ thể để xác định bản chất pháp lý của chúng. Do đó, trường hợp nội dung phân loại dữ liệu tại Thông Báo này chưa thống nhất với danh mục do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc cập nhật, thì sẽ ưu tiên áp dụng danh mục chính thức của cơ quan có thẩm quyền.

2.       Nguồn Thu Thập Dữ Liệu Cá Nhân

Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, cũng như cách thức bạn tương tác với chúng tôi, chúng tôi có thể thu thập dữ liệu cá nhân từ nhiều nguồn khác nhau:

2.1.     Dữ liệu cá nhân có thể được thu thập trực tiếp từ bạn thông qua hồ sơ xin việc, CV, bằng cấp, chứng chỉ; từ thư từ, trao đổi với bạn, hoặc thông qua các cuộc phỏng vấn, cuộc họp, khảo sát, phản hồi, hoặc các đánh giá khác liên quan đến quá trình tuyển dụng.

2.2.     Bên cạnh nguồn dữ liệu do bạn trực tiếp cung cấp hoặc phát sinh từ quá trình tương tác, chúng tôi cũng có thể thu thập dữ liệu cá nhân từ các nguồn khác trong phạm vi pháp luật cho phép, bao gồm:

(a)          nguồn thông tin công khai hợp pháp, được công bố hoặc cung cấp công khai theo quy định của pháp luật;

(b)          cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin theo quy định pháp luật; và/hoặc

(c)          các tổ chức, cá nhân khác mà bạn đã cung cấp, chia sẻ thông tin hoặc cho phép chia sẻ thông tin (chẳng hạn như người lao động của chúng tôi, nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến tuyển dụng như tuyển dụng, xác minh lý lịch, v.v, người tham chiếu/người giới thiệu của bạn), với điều kiện các tổ chức, cá nhân đó có căn cứ hợp pháp hoặc có quyền hợp pháp để cung cấp dữ liệu cá nhân đó cho chúng tôi nhằm phục vụ các mục đích được nêu tại Thông Báo này.

3.       Mục Đích Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

Tùy thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể mà chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho một hoặc nhiều mục đích và phạm vi sau đây:

3.1.     Để tuyển dụng và bắt đầu làm việc:

(a)          Tiếp nhận thông tin, liên lạc, trao đổi với bạn, thông báo thông tin về quá trình tuyển dụng;

(b)          Xác minh thông tin, tài liệu tham chiếu được cung cấp;

(c)          Phỏng vấn và kiểm tra trình độ, kỹ năng chuyên môn;

(d)          Chuẩn bị giao kết hợp đồng/thỏa thuận với ứng viên nếu bạn trúng tuyển;

(e)          Lưu trữ hồ sơ ứng viên tiềm năng và cung cấp cho ứng viên thông tin về các cơ hội việc làm khác trong tương lai với ứng viên không trúng tuyển;

(f)            Đạt được các chấp thuận, giấy phép cần thiết liên quan đến xuất nhập cảnh, cư trú và lao động;

(g)           Xử lý vi phạm, khiếu nại, tranh chấp liên quan đến hoạt động tuyển dụng.

3.2.     Để quản lý và cải thiện quy trình tuyển dụng:

(a)          Lập các báo cáo, thống kê, phân tích nhằm xác định xu hướng tuyển dụng, tỉ lệ chuyển đổi ứng viên, sự phù hợp của quy trình tuyển dụng;

(b)          Đánh giá và điều chỉnh quy trình tuyển dụng.

3.3.     Để tuân thủ các quy định của pháp luật áp dụng, có thể kể đến như:

(a)          Thực hiện các nghĩa vụ pháp lý theo quy định của pháp luật áp dụng như pháp luật về lao động, thuế, bảo hiểm xã hội;

(b)          Phòng chống các hành vi gian lận, phạm tội, vi phạm pháp luật;

(c)          Bảo vệ tính mạng, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, quyền, lợi ích hợp pháp của bạn hoặc người khác trong trường hợp cấp bách; bảo vệ quyền hoặc lợi ích chính đáng của chúng tôi, của người khác hoặc lợi ích của Nhà nước, của cơ quan, tổ chức một cách cần thiết trước hành vi xâm phạm;

(d)          Thực hiện nghĩa vụ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, giám sát tuân thủ, quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ theo quy định pháp luật và/hoặc theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

(e)          Tuân thủ các yêu cầu khi tái cấu trúc lại doanh nghiệp, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất;

(f)            Giải quyết khiếu nại, tranh chấp, tố cáo hoặc các yêu cầu pháp lý khác theo quy định của pháp luật.

4.       Cách Thức Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

4.1.     Chúng tôi không thu thập mọi dữ liệu cá nhân ngay từ ban đầu cho mọi mục đích. Thay vào đó, dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý theo từng giai đoạn, phù hợp với mục đích cụ thể và trên cơ sở chỉ thu thập dữ liệu cần thiết. Mục này trình bày một số trường hợp minh họa liên quan đến quá trình tuyển dụng, nhưng không phải là toàn bộ, để bạn hiểu rõ hơn cách thức mà theo đó dữ liệu của bạn được thu thập và xử lý:

(a)          Khi bạn nộp hồ sơ ứng tuyển hoặc liên hệ với chúng tôi về cơ hội việc làm, chúng tôi có thể thu thập và xử lý một số thông tin như họ, chữ đệm và tên khai sinh, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, quốc tịch, số điện thoại, địa chỉ email, hình ảnh, trình độ học vấn, bằng cấp, chứng chỉ, và các thông tin khác do bạn cung cấp trong hồ sơ ứng tuyển. 

(b)          Trong quá trình đánh giá, sàng lọc và trao đổi với ứng viên, chúng tôi có thể tiếp tục thu thập, cập nhật và xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến kỹ năng chuyên môn, kỹ năng ngôn ngữ, quá trình và kinh nghiệm làm việc, vị trí công việc kỳ vọng, mức lương kỳ vọng, kết quả phỏng vấn, khảo sát, thông tin về thành tích cá nhân, giải thưởng, kết quả thực hiện công việc, quá trình và kết quả đào tạo, thông tin khen thưởng, kỷ luật và các thông tin cần thiết khác để đánh giá mức độ phù hợp của bạn đối với vị trí tuyển dụng.

(c)          Trong một số trường hợp cần thiết và phù hợp với quy định pháp luật, chúng tôi có thể thu thập và xử lý thông tin từ người sử dụng lao động trước đây, người giới thiệu, người tham chiếu ứng viên hoặc nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến tuyển dụng để xác minh, đối chiếu hoặc bổ sung thông tin mà bạn đã cung cấp trong quá trình ứng tuyển.

(d)          Sau khi quá trình tuyển dụng kết thúc, chúng tôi có thể tiếp tục lưu trữ và xử lý một số dữ liệu cá nhân của bạn trong phạm vi cần thiết để thông báo kết quả tuyển dụng, xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến quá trình ứng tuyển, lưu trữ hồ sơ ứng tuyển theo chính sách nội bộ hoặc theo quy định pháp luật, và phục vụ cho các cơ hội việc làm phù hợp khác trong trường hợp bạn đồng ý hoặc pháp luật cho phép.

4.2.     Bên cạnh việc được xử lý tại Việt Nam, dữ liệu cá nhân của bạn có thể được chuyển đến các địa điểm khác ngoài lãnh thổ Việt Nam và được xử lý để phục vụ mục đích đã nêu tại Thông Báo này. Dữ liệu cá nhân có thể được xử lý thủ công hoặc bằng hệ thống công nghệ thông tin với các mức độ tự động khác nhau. Chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn trực tiếp hoặc thông qua bên xử lý dữ liệu cá nhân. Khi xử lý dữ liệu cá nhân thông qua bên xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thiết lập thỏa thuận ràng buộc và lựa chọn bên có các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân thích hợp.

5.       Website, Ứng Dụng và Cookies

5.1.     Chúng tôi quản lý và vận hành website và ứng dụng để thực hiện các mục đích được nêu tại Thông Báo. Việc bạn đăng ký và/hoặc sử dụng cần đảm bảo thực hiện phù hợp theo các điều khoản và điều kiện sử dụng đi kèm. Chúng tôi thiết lập các cơ chế để bạn có thể sử dụng, khai thác tiện ích và tính năng đi kèm nhưng đồng thời cũng thiết lập biện pháp để quản lý việc sử dụng website, ứng dụng một cách an toàn, liền mạch, hiệu quả, phòng ngừa sự cố, gian lận, vi phạm.

5.2.     Các website và ứng dụng của chúng tôi có thể sử dụng cookies, thẻ pixel, tin điện tử beacons, plug-in hoặc các công nghệ khác, để tạo điều kiện thuận lợi cho các phiên truy cập internet của bạn và sử dụng các website, ứng dụng của chúng tôi, ghi nhớ việc bạn sử dụng ứng dụng của chúng tôi, thông tin về thiết bị, trình duyệt, sở thích và thói quen duyệt tin điện tử của bạn, cung cấp cho bạn các tiện ích theo cài đặt ưa thích của bạn.

5.3.     Chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn thông qua công nghệ cookies và các công nghệ liên quan theo các quy định của Thông Báo này. Chúng tôi cũng có thể tiếp thị, quảng cáo cho bạn mà chúng tôi biết trước đây bạn đã truy cập các website, ứng dụng này. Trong phạm vi các bên khác đã gán nội dung lên trên các website, ứng dụng của chúng tôi, các bên đó có thể thu thập dữ liệu cá nhân của bạn nếu bạn chọn tương tác với nội dung của bên đó hoặc sử dụng các dịch vụ của bên đó. Bạn có thể sử dụng cài đặt trình duyệt của mình để xóa hoặc chặn cookies trên thiết bị của mình. Tuy nhiên, khi làm như vậy, bạn có thể không tận dụng hết tất cả các tính năng của website, ứng dụng này.

5.4.     Website, ứng dụng của một số công ty liên kết của chúng tôi có bộ nhận diện thương hiệu riêng cũng như có quy định riêng về quyền riêng tư/xử lý dữ liệu cá nhân nhằm cung cấp thông tin liên quan về các sản phẩm và dịch vụ cụ thể mà công ty liên kết đó cung cấp. Bạn cần xem quy định về quyền riêng tư/xử lý dữ liệu cá nhân theo chỉ dẫn của các công ty liên kết đó để biết về cách thức họ sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn. Trừ trường hợp pháp luật quy định khác, Thông Báo này cũng không áp dụng cho các website, ứng dụng của bên thứ ba nơi quảng cáo trực tuyến của chúng tôi có thể được trình chiếu hoặc các website, ứng dụng của bên thứ ba mà chúng tôi không vận hành hoặc kiểm soát. Các website, ứng dụng này có quy định về quyền riêng tư/xử lý dữ liệu cá nhân của riêng họ, và bạn cần phải xem các quy định đó để hiểu cách thức họ thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của bạn.

6.       Quyền và Nghĩa Vụ của Chủ Thể Dữ Liệu

6.1.     Quyền của bạn:

(a)          Quyền của bạn: Được đảm bảo thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật hiện hành, bao gồm nhưng không giới hạn quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân; Đồng ý hoặc không đồng ý, yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân; Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân; Yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân; Gửi yêu cầu phản đối xử lý dữ liệu cá nhân; Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật; Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân thực hiện các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình theo quy định của pháp luật và các quyền khác mà pháp luật trao cho bạn.

(b)          Cơ sở xử lý dữ liệu cá nhân: Ngoài sự đồng ý, chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn dựa trên các cơ sở hợp pháp khác, có thể kể đến như:

·       Thỏa thuận – khi chúng tôi thực hiện thỏa thuận mà bạn là một bên tham gia;

·       Nghĩa vụ pháp lý – khi chúng tôi được yêu cầu phải tuân thủ các luật và quy định liên quan;

·       Bảo vệ tính mạng và sức khỏe – khi chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân để bảo vệ cuộc sống và sức khỏe của một cá nhân, đặc biệt là trong những tình huống khẩn cấp;

·       Phòng chống vi phạm pháp luật – khi chúng tôi tiến hành các hoạt động để phòng ngừa vi phạm, xử lý vi phạm pháp luật mà chúng tôi có nghĩa vụ;

·       Lợi ích chính đáng – khi việc xử lý dữ liệu cá nhân là cần thiết trước hành vi xâm phạm lợi ích của chúng tôi;

·       Ngoại lệ được phép khác – khi pháp luật chuyên ngành có các quy định cụ thể cho phép chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn.

Trong từng trường hợp, chúng tôi sẽ áp dụng cơ sở phù hợp nhất để xử lý dữ liệu cá nhân, sự đồng ý chỉ áp dụng khi pháp luật yêu cầu hoặc khi không có cơ sở phù hợp nào khác. Vì vậy, việc bạn đã từng đồng ý không làm thay đổi việc chúng tôi có thể xử lý dữ liệu theo các cơ sở hợp pháp khác.

6.2.     Thực hiện quyền của bạn:

Để thực hiện quyền của mình, bạn có thể gửi yêu cầu qua các kênh liên lạc chính thức như được nêu tại Thông Báo này. Chúng tôi có thể cung cấp biểu mẫu thực hiện quyền và các hướng dẫn chi tiết khi bạn liên hệ nhằm quản lý thống nhất yêu cầu và hỗ trợ bạn thực hiện quyền hiệu quả. Về cơ bản, thủ tục giải quyết yêu cầu được thực hiện như sau:

(a)          Phản hồi: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu hợp lệ, chúng tôi sẽ phản hồi và cung cấp thông tin về thủ tục thực hiện quyền tới bạn.

(b)          Xử lý yêu cầu: Chúng tôi sẽ tiến hành thực hiện các yêu cầu hợp lệ tương ứng của bạn trong thời gian quy định tùy theo từng nhóm quyền mà bạn lựa chọn có thể kéo dài từ 10 đến 20 ngày. Trường hợp có liên quan đến bên thứ ba hoặc bên xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ yêu cầu các bên này tham gia phối hợp thực hiện yêu cầu của bạn, trong trường hợp như vậy, thời hạn sẽ được tính toán theo thời gian mà bên xử lý/bên thứ ba cần có để thực hiện yêu cầu của bạn và có thể lên đến 30 ngày nhưng sẽ không vượt quá thời hạn luật định.

(c)          Gia hạn: Trường hợp yêu cầu phức tạp, chúng tôi sẽ tiến hành gia hạn thời gian thực hiện quyền và thông báo đến bạn lý do và thời gian gia hạn dự kiến từ 10 đến 20 ngày so với thời hạn xử lý yêu cầu ban đầu tùy vào quyền tương ứng. Thông báo gia hạn sẽ được thực hiện bằng văn bản trước khi kết thúc thời hạn xử lý yêu cầu ban đầu.

(d)          Thông báo kết quả: Chúng tôi sẽ thông báo đến bạn theo kênh liên lạc được thống nhất về kết quả thực hiện yêu cầu về quyền của bạn và các hạn chế/miễn trừ (nếu có). Bạn có quyền được khiếu nại, phản đối kết quả của chúng tôi và thực hiện các quyền của mình theo quy định pháp luật áp dụng nếu cho rằng quyền lợi chưa được bảo đảm.

Xin lưu ý rằng:

·       Chúng tôi có thể yêu cầu cung cấp thêm thông tin (nếu cần) để (i) xác minh danh tính của bạn hoặc người đại diện được ủy quyền, (ii) làm rõ phạm vi quyền hoặc các khía cạnh khác trong yêu cầu của bạn nếu như thông tin cung cấp chưa đầy đủ. Chúng tôi cũng có thể cung cấp cho bạn các thông tin về hệ quả của việc thực hiện quyền trong một số trường hợp như yêu cầu xóa dữ liệu hay rút lại sự đồng ý và tạo điều kiện để bạn đưa ra quyết định cuối cùng trước khi chúng tôi thực hiện theo yêu cầu ban đầu của bạn.

Trừ trường hợp pháp luật quy định khác, các khoảng thời gian nêu trên sẽ không tính vào tiến độ thực hiện quyền.

·       Tồn tại các rủi ro và tác động tiêu cực có thể phát sinh từ hành động không cung cấp dữ liệu cá nhân hoặc thực hiện các quyền của bạn, chẳng hạn như rút lại sự đồng ý, yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân (ví dụ: việc không cho phép xử lý dữ liệu cá nhân dẫn đến việc không tiến hành quá trình tuyển dụng, không đạt được các chấp thuận cần thiết để bạn làm việc tại Công Ty, v.v). Trong phạm vi được phép, chúng tôi có thể xem xét và quyết định chấm dứt thỏa thuận với bạn (nếu có) và bảo lưu các quyền và biện pháp khắc phục hợp pháp của mình.

·       Trong đa số các trường hợp, chúng tôi sẽ thực hiện yêu cầu của bạn mà không tính phí. Tuy nhiên, trong một số tình huống, có thể phát sinh chi phí hợp lý để xử lý yêu cầu của bạn (ví dụ: bạn yêu cầu cung cấp một số lượng lớn dữ liệu cá nhân được cung cấp bằng bản giấy, vận chuyển bằng dịch vụ bưu chính quốc tế, v.v.). Khi đó, chúng tôi sẽ thông báo trước về chi phí dự kiến phát sinh (nếu có) và yêu cầu sẽ được tiến hành sau khi bạn thanh toán các khoản chi phí này.

·       Chúng tôi có thể từ chối yêu cầu của bạn nếu như những yêu cầu đó là không có căn cứ hoặc mang tính lặp lại, hoặc có mục đích rõ ràng nhằm gây khó khăn, cản trở quyền, lợi ích hợp pháp của chúng tôi.

·       Chúng tôi cũng có thể từ chối yêu cầu của bạn nếu pháp luật áp dụng cho phép, có thể kể đến như việc bạn yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân khi cơ sở xử lý dữ liệu trong trường hợp đó là để thực hiện một thỏa thuận có hiệu lực giữa chúng tôi và bạn. Khi đó, chúng tôi có quyền từ chối thực hiện yêu cầu này và sẽ thông báo đến bạn một cách rõ ràng.

·       Việc thực hiện quyền của bạn không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của các hoạt động xử lý dữ liệu đã được thực hiện trước đó khi chúng được dựa trên cơ sở pháp lý phù hợp.

·       “Ngày làm việc” tại Thông Báo này là các ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu, không bao gồm thứ Bảy, Chủ nhật và ngày nghỉ lễ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Giờ làm việc là từ 8h30 - 17h00 của ngày làm việc, do đó, nếu một yêu cầu thực hiện quyền được gửi sau thời điểm này, nó sẽ được tiếp nhận vào ngày làm việc liền kề sau đó.

6.3.     Nghĩa vụ của bạn:

(a)          Chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với tính chính xác, trung thực của dữ liệu cá nhân được bạn cung cấp;

(b)          Tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình;

(c)          Tôn trọng, bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác. Không lợi dụng các quyền của mình để gây cản trở, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của chúng tôi, tổ chức, cá nhân khác;

(d)          Đảm bảo quyền xử lý hợp pháp của chúng tôi đối với dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu khác mà bạn cung cấp như quy định tại Thông Báo này;

(e)          Cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cá nhân của mình theo quy định của pháp luật, theo thoả thuận hoặc khi đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình; kịp thời cập nhật, sửa đổi khi có thay đổi hoặc phát hiện sai sót.

(f)            Chấp hành pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và tham gia phòng, chống hoạt động xâm phạm dữ liệu cá nhân;

(g)           Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

7.       Các Tổ Chức, Cá Nhân Khác Có Liên Quan Tới Mục Đích Xử Lý Dữ Liệu

Công Ty có thể lưu trữ, chia sẻ, cung cấp và/hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân cho đại lý và/hoặc các công ty liên kết hoặc công ty liên quan của Công Ty, cơ quan nhà nước có thẩm quyền và/hoặc các bên thứ ba khác có thể ở Việt Nam hoặc ngoài lãnh thổ Việt Nam, để phục vụ một hoặc nhiều mục đích được quy định tại Thông Báo. Việc tiết lộ và/hoặc chuyển giao này sẽ được thực hiện theo Thông Báo, các thoả thuận với bạn, quy định của pháp luật Việt Nam, và/hoặc các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Công Ty sẽ nỗ lực thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo dữ liệu cá nhân được áp dụng các biện pháp bảo vệ thích hợp, thỏa đáng để tuân thủ pháp luật hiện hành.

8.       Hậu Quả, Thiệt Hại Không Mong Muốn Liên Quan Đến Việc Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

Công Ty luôn nỗ lực hết mức để bảo vệ an toàn dữ liệu cá nhân và không ngừng cải thiện các biện pháp bảo vệ nhằm giảm thiểu tối đa các hậu quả, thiệt hại không mong muốn liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân. Bên cạnh đó, dữ liệu cá nhân cũng được bảo vệ theo Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Tập đoàn CapitaLand.^[1]

Tuy nhiên, Công Ty không thể đảm bảo rằng các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân đang áp dụng có thể ngăn chặn hoàn toàn được tất cả trường hợp không mong muốn phát sinh như tin tặc truy cập trái phép hoặc đánh cắp dữ liệu, lỗi hệ thống/kỹ thuật từ các nhà cung cấp dịch vụ mạng viễn thông, sự kiện bất khả kháng hoặc bất kỳ hành vi không tuân thủ nào khác ảnh hưởng đến sự an toàn của dữ liệu. Các rủi ro có thể xảy ra bao gồm dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu bị lộ, đánh cắp và/hoặc sử dụng vào những mục đích nằm ngoài tầm kiểm soát của Công Ty và chủ thể dữ liệu, gây ra những tổn thất về cả vật chất và tinh thần cho các bên. Trong các trường hợp nêu trên, Công Ty sẽ thực hiện các hành động cần thiết, hợp lý, kịp thời và phù hợp quy định pháp luật để ngăn chặn; đồng thời thông báo tới chủ thể dữ liệu, các bên liên quan và/hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật áp dụng.

9.       Thời Gian Bắt Đầu, Kết Thúc Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

Chúng tôi bắt đầu quá trình xử lý dữ liệu cá nhân khi nhận được sự đồng ý từ bạn – khi cơ sở xử lý là sự đồng ý, hoặc từ thời điểm dữ liệu cá nhân được thu thập – khi dựa trên các cơ sở pháp lý khác. Chúng tôi lưu trữ dữ liệu cá nhân của bạn trong khoảng thời gian cần thiết để đáp ứng mục đích mà dữ liệu đó được thu thập như được đề cập tại Thông Báo, hợp đồng giữa chúng tôi và bạn, hoặc quy định của pháp luật. Trong thời gian lưu trữ, nếu phát sinh các tranh chấp, khiếu nại, yêu cầu của cơ quan chức năng hoặc để tuân thủ yêu cầu của pháp luật, dữ liệu sẽ được lưu trữ cho đến khi xử lý xong hoàn toàn các yêu cầu đó. Khi không có cơ sở hợp pháp nào khác để lưu trữ dữ liệu cá nhân của bạn hoặc theo quy định pháp luật áp dụng hoặc yêu cầu từ cơ quan chức năng, chúng tôi sẽ xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân của bạn một cách an toàn.

10.    Liên Hệ

Mọi yêu cầu liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân, bạn có thể liên hệ tới Bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân của Công Ty theo thông tin dưới đây:

·    Email: vndpd@capitaland.com

·    Điện thoại/Telephone: +84-24 3939 3232 (miền Bắc) hoặc +84-28 3519 4504 (miền Nam)

^[1] Trường hợp có sự mâu thuẫn giữa Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Tập đoàn CapitaLand, Thông báo này và quy định pháp luật Việt Nam thì thứ tự ưu tiên áp dụng là: thứ nhất, quy định pháp luật Việt Nam; thứ hai, Thông báo này; và thứ ba, Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Tập đoàn CapitaLand.